home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / UTILITY / DTSEARCH.ARJ / DTSRCH.EXE / pak / DTSEARCH.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-11-14  |  138KB  |  3,990 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                                                    TM
  6.                                   d t   S e a r c h
  7.  
  8.                         Document Search and Retrieval Program
  9.  
  10.  
  11.  
  12.                                      Version 1.1
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.                                     User's Manual
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.               Copyright (c) 1991 DT Software, Inc.  All Rights Reserved.
  49.  
  50.                                        _______                    
  51.                                   ____|__     |                (R)
  52.                                --|       |    |-------------------
  53.                                  |   ____|__  |  Association of   
  54.                                  |  |       |_|  Shareware        
  55.                                  |__|   o   |    Professionals    
  56.                                -----|   |   |---------------------
  57.                                     |___|___|    MEMBER           
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84.  
  85.  
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.           2                                          dtSearch User's Manual
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.                                        Contents
  120.  
  121.                 1.  Introduction  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   3
  122.                     a.   Overview of dtSearch . . . . . . . . . . . . .   3
  123.                     b.   Types of Searches  . . . . . . . . . . . . . .   4
  124.                     c.   Technical Support  . . . . . . . . . . . . . .   5
  125.                     d.   License and Notices  . . . . . . . . . . . . .   6
  126.                 2.  Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . .   9
  127.                     a.   How to Use This Manual . . . . . . . . . . . .   9
  128.                     b.   Installing dtSearch  . . . . . . . . . . . . .   9
  129.                     c.   Quick Start  . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
  130.                 3.  General Information about dtSearch  . . . . . . . .  15
  131.                     a.   How to Use Help  . . . . . . . . . . . . . . .  15
  132.                     b.   Using Menus  . . . . . . . . . . . . . . . . .  15
  133.                     c.   Dialog Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . .  16
  134.                     d.   Selecting a Directory  . . . . . . . . . . . .  17
  135.                     e.   Selecting Multiple Directories . . . . . . . .  18
  136.                     f.   File Name Filters  . . . . . . . . . . . . . .  18
  137.                     g.   Selecting a File . . . . . . . . . . . . . . .  19
  138.                     h.   Function Keys  . . . . . . . . . . . . . . . .  20
  139.                     i.   Using Document Windows . . . . . . . . . . . .  20
  140.                     j.   Moving the Cursor in a Document  . . . . . . .  23
  141.                 4.  Building and Using Document Indexes . . . . . . . .  25
  142.                     a.   What is a Document Index?  . . . . . . . . . .  25
  143.                     b.   The Index Menu . . . . . . . . . . . . . . . .  25
  144.                     c.   Creating an Index  . . . . . . . . . . . . . .  26
  145.                     d.   Adding Documents to an Index . . . . . . . . .  26
  146.                     e.   Compressing an Index . . . . . . . . . . . . .  28
  147.                     f.   Deleting an Index  . . . . . . . . . . . . . .  28
  148.                     g.   Renaming an Index  . . . . . . . . . . . . . .  28
  149.                     h.   Copying an Index . . . . . . . . . . . . . . .  28
  150.                     i.   Recognizing an Existing Index  . . . . . . . .  29
  151.                     j.   Index Information  . . . . . . . . . . . . . .  29
  152.                     k.   Verify Index . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  153.                     l.   Rebuild Index  . . . . . . . . . . . . . . . .  30
  154.                     m.   Index Libraries  . . . . . . . . . . . . . . .  30
  155.                 5.  Searching for Documents . . . . . . . . . . . . . .  33
  156.                     a.   The Search Menu  . . . . . . . . . . . . . . .  33
  157.                     b.   Index Searches . . . . . . . . . . . . . . . .  33
  158.                     c.   Unindexed Search . . . . . . . . . . . . . . .  34
  159.                     d.   Combination Search . . . . . . . . . . . . . .  34
  160.                     e.   Indexes to Search  . . . . . . . . . . . . . .  35
  161.                     f.   Displaying Search Results  . . . . . . . . . .  35
  162.                     g.   Search Reports . . . . . . . . . . . . . . . .  35
  163.                     h.   Kwic View  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  36
  164.                 6.  Search Requests . . . . . . . . . . . . . . . . . .  37
  165.                     a.   Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  37
  166.                     b.   Search Terms . . . . . . . . . . . . . . . . .  37
  167.                     c.   Phrase Searches  . . . . . . . . . . . . . . .  38
  168.  
  169.  
  170.  
  171.           dtSearch User's Manual                                          1
  172.  
  173.  
  174.  
  175.                     d.   Noise Words  . . . . . . . . . . . . . . . . .  38
  176.                     e.   Search Macros  . . . . . . . . . . . . . . . .  39
  177.                     f.   AND connector  . . . . . . . . . . . . . . . .  39
  178.                     g.   OR connector . . . . . . . . . . . . . . . . .  39
  179.                     h.   W/N connector  . . . . . . . . . . . . . . . .  39
  180.                     i.   Segment Searches . . . . . . . . . . . . . . .  40
  181.                     j.   Date and Filename Searches . . . . . . . . . .  41
  182.                 7.  The File Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  43
  183.                     a.   The File Menu  . . . . . . . . . . . . . . . .  43
  184.                     b.   Viewing a File . . . . . . . . . . . . . . . .  43
  185.                     c.   Viewing a Directory  . . . . . . . . . . . . .  43
  186.                     d.   The Notepad Editor . . . . . . . . . . . . . .  44
  187.                     e.   Saving a Window  . . . . . . . . . . . . . . .  45
  188.                     f.   Printing a Window  . . . . . . . . . . . . . .  46
  189.                     g.   DOS Shell  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  46
  190.                 8.  Window Functions  . . . . . . . . . . . . . . . . .  49
  191.                     a.   The Window Menu  . . . . . . . . . . . . . . .  49
  192.                     b.   Find Text in Document  . . . . . . . . . . . .  49
  193.                     c.   Find Search Term in Document . . . . . . . . .  49
  194.                     d.   Moving and Resizing Windows  . . . . . . . . .  49
  195.                 9.  The Applications Menu . . . . . . . . . . . . . . .  51
  196.                 10. Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  53
  197.                     a.   The Options Menu . . . . . . . . . . . . . . .  53
  198.                     b.   Monitor Type . . . . . . . . . . . . . . . . .  53
  199.                     c.   Screen Colors  . . . . . . . . . . . . . . . .  53
  200.                     d.   Creating and Editing Macros  . . . . . . . . .  54
  201.                     e.   Displaying the Print Queue . . . . . . . . . .  54
  202.                     f.   Setup Files  . . . . . . . . . . . . . . . . .  54
  203.                 11. Using dtSearch on a Network . . . . . . . . . . . .  55
  204.                 12. Program Limits and Requirements . . . . . . . . . .  57
  205.                 13. Error Messages  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  59
  206.                 14. Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  67
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.           2                                          dtSearch User's Manual
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.            1.   Introduction
  234.  
  235.  
  236.              a. Overview of dtSearch
  237.  
  238.              The purpose of dtSearch is to help you find documents quickly. 
  239.           dtSearch does this by building an "index" of your documents that
  240.           stores location of the words in each document.  Since you will
  241.           sometimes want to search documents that you have not indexed,
  242.           dtSearch can also search without an index -- it just takes
  243.           longer.  A single document index can hold information about up to
  244.           15,000 documents, and there is no limit on the number of indexes
  245.           you can create.   A single search request can scan multiple
  246.           directories, disk drives and document indexes.  You can search
  247.           for:
  248.  
  249.           *  Combinations of words, such as "apple and (pear or grape),"
  250.  
  251.           *  Words located near other words, such as "apple within 5 words
  252.              of pear,"
  253.  
  254.           *  Words located in a specific segment of a document, such as
  255.              "@ADDRESS contains oak drive,"
  256.  
  257.           *  Words that match "fuzzy" specifications, such as "appl*,"
  258.              which would match apple, application, apply, etc.
  259.  
  260.              After you have done a search, you can display retrieved
  261.           documents on the screen, cut and paste text into a built-in
  262.           notepad editor, print a "search report" listing all hits found
  263.           with a few lines of context, or edit a retrieved document using
  264.           your word processor -- all from within dtSearch.
  265.  
  266.              dtSearch can search, index, and display documents in the
  267.           following formats:
  268.  
  269.              *  ASCII or DOS Text
  270.              *  Microsoft Rich Text Format
  271.              *  Microsoft Word
  272.              *  Microsoft Word for Windows
  273.              *  Multimate Advantage II
  274.              *  Multimate version 4
  275.              *  WordPerfect 5.0 and 5.1
  276.              *  WordStar through version 6
  277.              *  WordStar 2000
  278.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283.  
  284.  
  285.           dtSearch User's Manual                                          3
  286.  
  287.  
  288.  
  289.              b. Types of Searches
  290.  
  291.              This section compares the different strategies used by the
  292.           many search programs available.  You may find it useful as
  293.           background if you are comparing dtSearch with other search
  294.           programs.
  295.  
  296.              Programs designed to perform searches on large collections of
  297.           documents usually adopt one of three strategies:
  298.  
  299.           *  The "brute force" search, which reads every document in a
  300.              collection in turn.  This method requires little advance
  301.              preparation, but is very slow.
  302.  
  303.           *  The "indexed" search, which uses a document index to perform
  304.              faster searches.  (A document index is a file that contains
  305.              information about where in a collection of documents words
  306.              occur.)
  307.  
  308.           *  A structured-database search.  Instead of searching the full
  309.              text of documents in the collection, this approach typically
  310.              searches a small database that describes the documents.  For
  311.              example, a letters database might contain fields for the
  312.              addressee, author, date, and subject of each letter.
  313.  
  314.              A structured database allows you to perform very specific
  315.              searches, such as a search for a letter written by a certain
  316.              person (as opposed to a letter that merely contains the
  317.              person's name).  However, you must prepare the database by
  318.              entering the information about each document.
  319.  
  320.              Another way search programs differ is in the level of
  321.           precision they allow in search requests.
  322.  
  323.           *  "String" searches.  The simplest -- and least precise -- type
  324.              of search is the search for a string of text.  In this type of
  325.              search, you enter a string such as "apple," and the program
  326.              scans files looking for occurrences of the string.  Because
  327.              these programs do not break the text into words, a search for
  328.              "apple" will also retrieve "applesauce" and "crabapple."  Most
  329.              DOS shell programs and many small utilities will perform this
  330.              type of search.
  331.  
  332.           *  Simple word searches.  Other programs, will search for
  333.              specific words or combinations of words, such as "smith and
  334.              jones" or "smith and (apple or pear)".  Most of these programs
  335.              also allow "wildcard" characters in search words. (This is
  336.              sometimes called "fuzzy" searching.)  Following the convention
  337.              used in DOS, the "*" usually matches any number of letters,
  338.              and the "?" usually matches any single character.  Thus,
  339.  
  340.  
  341.  
  342.           4                                          dtSearch User's Manual
  343.  
  344.  
  345.  
  346.              "apple*" would match "apple" or "applesauce", and "appl?"
  347.              would match "apply" or "apple" but not "application".
  348.  
  349.                 The major limitation of programs that can only do word
  350.              searches is that they cannot perform searches based on the
  351.              context of a word in a document.  This means that phrase
  352.              searches (searches for two or more words in exact sequence)
  353.              and proximity searches (searches for a word within a certain
  354.              number of words of anther word)  are impossible.  Thus, you
  355.              can search for "North" and "America," but not for "North"
  356.              within 2 words of "America."
  357.  
  358.           *  Context searches.  The most specific type of search specifies
  359.              not only the words but their context.  This allows you to
  360.              search for phrases and for words that occur near other words. 
  361.              For example, you could search for documents containing "North
  362.              America" within 10 words of "climate".  The additional level
  363.              of specificity that context searches allows can help to reduce
  364.              the number of "false hits" you get in a search.  If you are
  365.              searching a very large text database, this can save you a lot
  366.              of time.
  367.  
  368.              c. Technical Support
  369.  
  370.           If you have any questions or comments about dtSearch, please
  371.           contact:
  372.  
  373.              DT Software, Inc.
  374.              2101 Crystal Plaza Arcade
  375.              Suite 231
  376.              Arlington, VA 22202
  377.  
  378.           Compuserve: 72607,3323.
  379.  
  380.           Registered dtSearch users can obtain one year of free technical
  381.           support by mail or through CompuServe at the addresses above.
  382.  
  383.           Telephone technical support for dtSearch is available from the
  384.           Advanced Support Group, Inc. (ASG) at 1-900-88-HELP-8.  As of
  385.           August 15, 1991, the cost is $2.00 per minute; the first 24
  386.           seconds are free.  For those who cannot use a 900 number, ASG can
  387.           charge support fees to a credit card, and ASG also offers
  388.           contract technical support for a fixed annual cost.  Call 1-314-
  389.           256-3130 for more information about these options.
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.           dtSearch User's Manual                                          5
  400.  
  401.  
  402.  
  403.              d. License and Notices
  404.  
  405.                               Shareware Version License
  406.  
  407.           dtSearch is not public domain or "free" software -- it is
  408.           copyrighted by DT Software, Inc.  DT Software, Inc. hereby grants
  409.           you a limited license to use dtSearch for evaluation purposes for
  410.           a period not to exceed sixty (60) days.  If you continue to use
  411.           this software after the sixty (60) day evaluation period, you
  412.           must make a registration payment of $59.00 to DT Software, Inc. 
  413.           This payment will entitle you to receive the current registered
  414.           version of dtSearch, a printed copy of the manual, notice of
  415.           updates and upgrades, and free technical support (by mail or
  416.           CompuServe) for one year.  For information about telephone
  417.           technical support, please see the "Technical Support" section of
  418.           the manual.
  419.  
  420.           You may give (but not sell) complete copies of the evaluation
  421.           version of dtSearch to others.  Shareware distributors may
  422.           distribute dtSearch in accordance with the terms listed in
  423.           VENDOR.DOC and SYSOP.DOC.
  424.  
  425.                               Registered Version License
  426.  
  427.           If you are a registered user of dtSearch, you may use the
  428.           registered version on one computer at a time and make as many
  429.           backup copies (for your own use only) as you need.
  430.  
  431.                              U.S. Government Information
  432.  
  433.           Use, duplication, or disclosure by the U.S. Government of the
  434.           computer software and documentation in this package shall be
  435.           subject to the restricted rights applicable to commercial
  436.           computer software as set forth in subdivision (b)(3)(ii) of the
  437.           Rights in Technical Data and Computer Software clause at
  438.           252.227-7013 (DFARS 52.227-7013).  The contractor/manufacturer is
  439.           DT Software, Inc., 2101 Crystal Plaza Arcade, Suite 231,
  440.           Arlington, VA 22202.
  441.  
  442.                                       ASP Notice
  443.  
  444.           DT Software, Inc. is a member of the Association of Shareware
  445.           Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware
  446.           principle works for you.  If you are unable to resolve a
  447.           shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  448.           member directly, ASP may be able to help.  The ASP Ombudsman can
  449.           help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but
  450.           does not supply technical support for members' products.  Please
  451.           write to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.           6                                          dtSearch User's Manual
  457.  
  458.  
  459.  
  460.           or send a CompuServe message via CompuServe Mail to ASP Ombudsman
  461.           70007,3536.
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.  
  475.  
  476.  
  477.  
  478.  
  479.  
  480.  
  481.  
  482.  
  483.  
  484.  
  485.  
  486.  
  487.  
  488.  
  489.  
  490.  
  491.  
  492.  
  493.  
  494.  
  495.  
  496.  
  497.  
  498.  
  499.  
  500.  
  501.  
  502.  
  503.  
  504.  
  505.  
  506.  
  507.  
  508.  
  509.  
  510.  
  511.  
  512.  
  513.           dtSearch User's Manual                                          7
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.  
  536.  
  537.  
  538.  
  539.  
  540.  
  541.  
  542.  
  543.  
  544.  
  545.  
  546.  
  547.  
  548.  
  549.  
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.  
  557.  
  558.  
  559.  
  560.  
  561.  
  562.  
  563.  
  564.  
  565.  
  566.  
  567.  
  568.  
  569.  
  570.           8                                          dtSearch User's Manual
  571.  
  572.  
  573.  
  574.  
  575.            2.   Getting Started
  576.  
  577.              a. How to Use This Manual
  578.  
  579.           To get started...
  580.  
  581.           *  First, read the section on "Installing dtSearch" and install
  582.              the program.
  583.  
  584.           *  Second, start the program.  (When you run it, all it will do
  585.              is display the main menu screen and wait for your input.)  You
  586.              will find it easier to learn how to use the program if you
  587.              have it running in front of you as you read the manual.
  588.  
  589.           *  Third, you may want to read the manual section, "General
  590.              Information about dtSearch."  dtSearch uses a standard pull-
  591.              down menu interface that is similar to that used in many other
  592.              programs.  If you have used other programs with a similar
  593.              interface, you can skip most of this section.  If not, you
  594.              should read it to learn how to operate the menus, help
  595.              screens, etc.
  596.  
  597.           *  Fourth, read and follow tutorial procedures described in the
  598.              "Quick Start" section of the manual, which will show you how
  599.              to build and use document indexes.
  600.  
  601.           If you are stuck...
  602.  
  603.           *  You can always get help by pressing the F1 key, which
  604.              activates the dtSearch help system.  If you have not used
  605.              hypertext help programs before, you may want to read the
  606.              manual section, "How to Use Help."  Everything that is in the
  607.              manual is also accessible through the help system.
  608.  
  609.           *  To get more information about an error message, look it up in
  610.              the table in the back of the manual.
  611.  
  612.           *  To find out how to use a particular dtSearch feature, you can
  613.              find it in the manual using the table of contents or the
  614.              index.
  615.  
  616.              b. Installing dtSearch
  617.  
  618.           To install dtSearch on your hard disk, do the following:
  619.  
  620.           *  Insert the dtSearch disk in drive A.
  621.  
  622.           *  At, the DOS prompt ("C>"), type 
  623.  
  624.  
  625.  
  626.  
  627.           dtSearch User's Manual                                          9
  628.  
  629.  
  630.  
  631.                 A:INSTALL
  632.  
  633.              and press ENTER.
  634.  
  635.           *  Two boxes will appear on the screen: a "From" box showing
  636.              where INSTALL expects to find the installation files, and a
  637.              "To" box showing where INSTALL will install dtSearch.  The
  638.              "To" box will show C:\DTSEARCH.  If you want to use a different
  639.              drive or directory, press TAB to move the cursor into the "To"
  640.              box and type in the drive and directory you want.
  641.  
  642.           *  Press the F10 key to start installing dtSearch.
  643.  
  644.           To run dtSearch, type 
  645.  
  646.              C:\DTSEARCH\DTSEARCH
  647.  
  648.           at the DOS prompt and press ENTER.
  649.  
  650.           NOTES:
  651.  
  652.           1.  You can install dtSearch from any disk drive.  For example,
  653.           if you put the dtSearch disk in drive B, just type B:INSTALL
  654.           instead of A:INSTALL.
  655.  
  656.           2.  If you are curious, this is what INSTALL does:  dtSearch
  657.           files are distributed in a "self-extracting archive" file -- a
  658.           compressed file that uncompresses itself when executed.  INSTALL
  659.           locates this file, creates the "To" directory, and executes the
  660.           self-extracting archive file.  Install does NOT alter the
  661.           contents of your hard disk in any other way.  It will not change
  662.           your CONFIG.SYS or AUTOEXEC.BAT files.
  663.  
  664.              c. Quick Start
  665.  
  666.              This section of the manual is intended to help you get started
  667.           using dtSearch.  It explains very briefly how to search with and
  668.           without a document index and how to build an index.  Each of
  669.           these subjects is covered in more detail in the rest of the
  670.           manual.  A quick way to get more information about a dtSearch
  671.           feature is to press the F1 key, which will pop up a help screen
  672.           that describes the feature you are using.  See the manual section
  673.           "How to Use Help" for more information on how the help system
  674.           works.
  675.  
  676.              Before you begin, you should install dtSearch on your hard
  677.           disk (see "Installing dtSearch").  You should also have some
  678.           documents on your hard disk to index and search.
  679.  
  680.  
  681.  
  682.  
  683.  
  684.           10                                         dtSearch User's Manual
  685.  
  686.  
  687.  
  688.              dtSearch allows two types of searches: index, and unindexed. 
  689.           An index search uses a document index to quickly identify
  690.           documents that satisfy a search request.  A document index is a
  691.           type of database that dtSearch builds from a collection of
  692.           documents.  The database tells dtSearch where each word appears
  693.           in each document, so that dtSearch can find documents containing
  694.           a particular word or combination of words very quickly.
  695.  
  696.              An unindexed search simply reads each file to be searched and
  697.           checks whether it meets the search criteria.  Unindexed searches
  698.           are very slow.
  699.  
  700.                               Searching without an index
  701.  
  702.           *  Press 'S' to get into the Search menu.
  703.  
  704.           *  Press 'U' to select "Unindexed search".  The "Unindexed
  705.              Search" dialog box will appear.  This dialog box allows you to
  706.              specify what you want to search for and where you want to
  707.              search.
  708.  
  709.           *  Press 'D' to select the directories you want to search.
  710.              A diagram of all of the directories on the current disk drive
  711.              will appear.  To see another disk drive, press CTRL + the
  712.              letter of the drive you want.  To select a directory, move the
  713.              cursor to it and press SPACE.  An X will appear indicating
  714.              that the directory is selected.  Press SPACE again and the X
  715.              will disappear.  To select or deselect a directory and its
  716.              subdirectories, press ENTER.  When you are done selecting
  717.              directories, press the F10 key.
  718.  
  719.           *  Press 'F' to enter filters selecting the documents you want to
  720.              search.  Type in the filters, with spaces separating them, and
  721.              press ENTER.  Example: to select all files whose names end in
  722.              .DOC or .TXT, enter 
  723.  
  724.                    *.DOC  *.TXT
  725.  
  726.           *  Press 'R' to enter your search request.  A box will appear in
  727.              which you can type in your search request.  A search request
  728.              consists of the words or phrases you want to search for,
  729.              connected by:
  730.  
  731.                 AND   both words must be present
  732.                 OR at least one of the words must be present
  733.                 NOT   the next word must not be present
  734.                 W/5   the words must occur not more than 5 words apart (you
  735.                       can use other numbers, such as W/10, W/20, etc.)
  736.  
  737.              Examples:   apple and pear
  738.  
  739.             
  740.  
  741.           dtSearch User's Manual                                         11
  742.  
  743.  
  744.  
  745.                          apple w/5 pear
  746.                               apple and (pear w/5 banana)
  747.  
  748.              When you are done typing in your search request, press ENTER
  749.              to get back into the dialog box.
  750.  
  751.           *  Press 'S' to begin the search.
  752.  
  753.                                 Viewing search results
  754.  
  755.           *  After a search is complete, a short menu will appear listing
  756.              options for sorting search results (sorted by name, sorted by
  757.              number of hits, unsorted, etc.).  Pick one of the options, and
  758.              the results of your search will appear in a window.
  759.  
  760.           *  To view a document, move the cursor (the highlighted bar in
  761.              the window listing the documents) to the document you want,
  762.              press ENTER, and the document will appear in another window,
  763.              overlaying the first.  To close a window displaying a document
  764.              or search results, press ESCAPE.
  765.  
  766.           *  To see the hits in a retrieved document, press F3.
  767.  
  768.           *  Near the bottom of the screen, the word "Viewing" will appear,
  769.              followed by the word "SearchResults" and the name of the file
  770.              you selected.  You can have up to five windows open at a time,
  771.              including the SearchResults window.  To move between windows,
  772.              use the TAB key (next window) or the SHIFT-TAB key (previous
  773.              window).  The "Viewing" line will list all of the open windows
  774.              and show which one you are in.
  775.  
  776.           *  When you are viewing a document or search results, you can:
  777.              *  Move or resize the window -- press F9.  Use the cursor keys
  778.                 to move the window and SHIFT + the cursor keys to resize
  779.                 it.  Press ENTER to stop moving and resizing.
  780.              *  Print it -- press ALT-F to get into the File menu, 'P' to
  781.                 select "Print Window", and 'P' to print the file.
  782.              *  Copy a block of text into a "notepad", where you can edit
  783.                 it or combine it with text clipped from other documents. 
  784.                 (See the "Using the Notepad Editor" section in the manual.)
  785.  
  786.                               Building a document index
  787.  
  788.           First, create an index:
  789.  
  790.           *  Press 'I' to get into the Index menu.
  791.  
  792.           *  Press 'C' to get into the "Create Index" dialog box.
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.           12                                         dtSearch User's Manual
  799.  
  800.  
  801.  
  802.           *  Press 'N' to enter the name of the index you want to create. 
  803.              Type in the name and press ENTER.
  804.  
  805.           *  Press 'D' to enter the directory you want to hold the index. 
  806.              Type in the full directory name (e.g., C:\DOCINDEX) and press
  807.              ENTER.
  808.  
  809.           *  Press 'C' to create the index.  After the index is created,
  810.              press any key to get back into the menu.
  811.  
  812.           Next, add documents to the index:
  813.  
  814.           *  Press 'I' to get into the Index menu.
  815.  
  816.           *  Press 'A' to get into the "Add Documents to Index" dialog box.
  817.  
  818.           *  Press 'I' to choose the index to update.  Move the cursor to
  819.              the name of the index you want and press ENTER.
  820.  
  821.           *  Press 'D' to select the directories containing the files you
  822.              want to index.  The directory selection box that appears works
  823.              just like the one described above in "Searching without an
  824.              index."
  825.  
  826.           *  Press 'F' to enter filters selecting the documents you want to
  827.              index.  Type in the filters with spaces between them and press
  828.              ENTER.  Example: to select all files whose names end in .DOC
  829.              or .TXT, enter 
  830.  
  831.                    *.DOC *.TXT
  832.  
  833.           *  If you want the index to be compressed, press 'O' to change
  834.              the "Compress Index" option from No to Yes.  Compressing an
  835.              index produces a smaller index and faster searches, and is
  836.              generally a good idea.  However, it can take a long time to
  837.              compress an index, since dtSearch creates a new copy of the
  838.              index being compressed.  Compressing an index typically takes
  839.              about half as long as it took to build the index.
  840.  
  841.           *  Press 'A' to begin adding documents to the index.
  842.  
  843.                                Searching with an index
  844.  
  845.           *  Press 'S' to get into the Search menu
  846.  
  847.           *  Press 'I' to get into the "Index Search" dialog box.
  848.  
  849.           *  Press 'I' to select the indexes you want to search.  A list of
  850.              all of your indexes will appear.  Move the cursor to the ones
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.           dtSearch User's Manual                                         13
  856.  
  857.  
  858.  
  859.              you want and press ENTER to put an 'X' next to them.  Press
  860.              the F10 key when you are done.
  861.  
  862.           *  Press 'R' to enter your search request.  See "Searching
  863.              without an index" (above) for a brief discussion of search
  864.              requests.
  865.  
  866.           *  Press 'S' to begin the search.
  867.  
  868.           *  "Viewing search results" (above) describes what to do next.
  869.  
  870.  
  871.  
  872.  
  873.  
  874.  
  875.  
  876.  
  877.  
  878.  
  879.  
  880.  
  881.  
  882.  
  883.  
  884.  
  885.  
  886.  
  887.  
  888.  
  889.  
  890.  
  891.  
  892.  
  893.  
  894.  
  895.  
  896.  
  897.  
  898.  
  899.  
  900.  
  901.  
  902.  
  903.  
  904.  
  905.  
  906.  
  907.  
  908.  
  909.  
  910.  
  911.  
  912.           14                                         dtSearch User's Manual
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.            3.   General Information about dtSearch
  918.  
  919.  
  920.              a. How to Use Help
  921.  
  922.              When you are in a menu, a line of text at the bottom of the
  923.           screen will briefly explain the purpose of each menu option as
  924.           you move the cursor to it.  When you are viewing documents,
  925.           directories, help, or search results, this line will list the
  926.           function keys available.
  927.  
  928.              If you need more information about a dtSearch feature, you can
  929.           access the hypertext help system at any time by pressing the F1
  930.           key.  The help system provides a comprehensive manual, with an
  931.           index and table of contents, that explains all of the features of
  932.           dtSearch.
  933.  
  934.              When you press F1, an explanation of the current function or
  935.           menu option will appear.  You can use the cursor keys and PgUp
  936.           and PgDn to scroll through the help message.
  937.  
  938.              Frequently a help message will contain highlighted cross-
  939.           references to other help topics.  To switch to the cross-
  940.           reference topic, move the cursor to the highlighted word and
  941.           press ENTER.  BACKSPACE will take you back to the previous help
  942.           screen.
  943.  
  944.              To move the cursor to a highlighted reference, press the TAB
  945.           key.  SHIFT-TAB will move the cursor to the previous reference.
  946.  
  947.              At the end of each help message you will find three
  948.           highlighted topics listed: 
  949.  
  950.                "Help Index"        Index of help topics
  951.                "Contents"          Table of contents of help topics
  952.                "Previous Topic"    The topic you last viewed
  953.  
  954.           To see one of these help messages, move the cursor to the one you
  955.           want and press ENTER.
  956.  
  957.           To exit from help, press ESCAPE.
  958.  
  959.              b. Using Menus
  960.  
  961.           *  All menus have a cursor that appears as a bar that moves up
  962.           and down or from side to side when you press the cursor keys.
  963.           *  To select an option, move the cursor to that option and press
  964.           the ENTER key.
  965.  
  966.  
  967.  
  968.  
  969.           dtSearch User's Manual                                         15
  970.  
  971.  
  972.  
  973.           *  Shortcut: every menu option has a highlighted letter.  For
  974.           example, in the "Search" option, the "S" will be highlighted.  To
  975.           quickly select an option, press the letter highlighted in that
  976.           option.
  977.           *  To leave any menu, press the ESCAPE key.
  978.           *  Sometimes a menu option is in brackets.  This means that the
  979.           option is unavailable for some reason.  For example, you cannot
  980.           use the "Window" menu unless you are viewing a document, and you
  981.           cannot do an index search unless you have created an index.
  982.  
  983.                                  Help on Menu Options
  984.  
  985.           *  When you move the cursor to a menu option, a description of
  986.           what that option does will appear at the bottom of the screen.
  987.           *  To get more help on any menu option, press F1.
  988.  
  989.                                      The Menu Bar
  990.  
  991.           *  The menu bar at the top of the screen is the main menu.  Each
  992.           word listed in the menu bar is the name of a submenu.
  993.           *  If you are viewing a document, you can get into the main menu
  994.           in three ways:
  995.              *  pressing the F10 key,
  996.              *  holding down the ALT key and releasing it, or
  997.              *  holding down the ALT key and pressing the letter for one of
  998.                 the options in the menu.
  999.           *  To return to viewing a document after entering the main menu,
  1000.           press the ESCAPE key.
  1001.  
  1002.                                    Pull-down menus
  1003.  
  1004.              Pull-down menus appear in boxes on the screen under the menu
  1005.           bar, with a cursor that moves up and down.  To select a menu
  1006.           option, move the cursor to the option desired and press ENTER, or
  1007.           press the highlighted letter for that option.  
  1008.  
  1009.              c. Dialog Boxes
  1010.  
  1011.              When you select a menu option to perform an action, such as
  1012.           viewing a document, performing a search, etc., a dialog box will
  1013.           appear.  The top half of a dialog box may offer a list of options
  1014.           that you can change.  The bottom half will contain several
  1015.           "buttons" that you can select to perform various actions.  Select
  1016.           the buttons in the same way that you would select other menu
  1017.           options -- by moving the cursor to the option and pressing ENTER,
  1018.           or by pressing the highlighted letter in the button.
  1019.  
  1020.                                    Types of Options
  1021.  
  1022.  
  1023.  
  1024.  
  1025.  
  1026.           16                                         dtSearch User's Manual
  1027.  
  1028.  
  1029.  
  1030.           *  Yes/No options.  To change a yes/no option, just move the
  1031.           cursor to the option and press ENTER.
  1032.  
  1033.           *  Text options.  To change an option, such as a search request,
  1034.           that allows you to enter text, move the cursor to the option and
  1035.           press ENTER.  A box will appear containing the current value of
  1036.           the option.  You can edit or replace this text using the usual
  1037.           editing keys (Ins, Del, and the cursor keys).  When you are done
  1038.           editing the text, press ENTER to save your changes or ESCAPE to
  1039.           restore the previous text.
  1040.  
  1041.           *  Radio Buttons.  Some options require you to select an item
  1042.           from a list of choices.  When you modify these options, a list of
  1043.           choices will appear, like this:
  1044.  
  1045.                  ( )   Red
  1046.                  ( )   White
  1047.                  (*)   Blue
  1048.  
  1049.           The dot will appear next to the item that was previously
  1050.           selected.  To move the dot, move the cursor to the choice you
  1051.           want and press ENTER.
  1052.  
  1053.           *  Check Boxes.  Check boxes are similar to radio buttons, and
  1054.           appear when you can select more than one item from a list, such
  1055.           as when you are selecting one or more indexes to search.  A list
  1056.           of check boxes looks like this:
  1057.  
  1058.               [X]   Banana
  1059.                  [ ]   Pear
  1060.                  [X]   Apple
  1061.  
  1062.           The "X" indicates that the item is selected.  To select or clear
  1063.           an item, move the cursor to it and press ENTER.  When you are
  1064.           done modifying a list of check boxes, press F10 to save your
  1065.           changes.
  1066.  
  1067.              d. Selecting a Directory
  1068.  
  1069.              The Select Directory dialog box displays a diagram of all of
  1070.           the directories on the current disk drive, displayed as a tree. 
  1071.           To select a directory, move the cursor to it and press ENTER.  To
  1072.           change the disk drive, hold down the control key and press the
  1073.           letter of drive you want.  For example, to switch to drive C,
  1074.           press CTRL-C.
  1075.  
  1076.           If you want dtSearch to re-read the tree for a drive, press
  1077.           control and the letter of the drive you are viewing.
  1078.  
  1079.  
  1080.  
  1081.  
  1082.  
  1083.           dtSearch User's Manual                                         17
  1084.  
  1085.  
  1086.  
  1087.              e. Selecting Multiple Directories
  1088.  
  1089.              The Select Directories dialog box appears in two situations: 
  1090.           when you are specifying directories to search, and when you are
  1091.           specifying directories to index.
  1092.  
  1093.              The dialog box has two parts.  On the left is a diagram of all
  1094.           the directories on the current disk drive, displayed as a tree. 
  1095.           Next to each directory is a check box ("[ ]" or "[X]") that you
  1096.           can use to select the directory.  On the right is a list of disk
  1097.           drives and the number of directories currently selected in each.
  1098.  
  1099.           *  To select a directory, move the cursor to it and press SPACE. 
  1100.              An "X" will appear in the check box next to the directory,
  1101.              which means that you have selected the directory.  The clear
  1102.              the "X", press SPACE again.
  1103.  
  1104.           *  To select a directory and its subdirectories, press ENTER
  1105.              instead of SPACE.
  1106.  
  1107.           *  To change disk drives, press CTRL + the letter of the drive
  1108.              you want.
  1109.  
  1110.           *  When you are done, press the F10 key.
  1111.  
  1112.              The Select Directories dialog box remembers the directory tree
  1113.           for each disk drive.  When the dialog box appears, it uses the
  1114.           directory trees that it remembers rather than re-reading every
  1115.           drive (reading the directories for every drive can take a long
  1116.           time).  If you want dtSearch to re-read the tree for a drive,
  1117.           press control and the letter of the drive you are viewing.  This
  1118.           is useful when you view directories on one floppy disk and then
  1119.           replace it with another, or if you have recently created new
  1120.           directories.
  1121.  
  1122.  
  1123.              f. File Name Filters
  1124.  
  1125.              A file name filter is a pattern, like *.*, *.DOC, or
  1126.           FILE??10.DAT, that you can use to tell dtSearch which files you
  1127.           want it to search or index in a directory.  For example, if you
  1128.           have a directory of word processing files, and want to search all
  1129.           of the files beginning with SMITH and having the extension DOC,
  1130.           you would use the filter SMITH*.DOC.
  1131.  
  1132.              A "?" matches any single character, so SMITH?.DOC would match
  1133.           SMITH1.DOC, but not SMITH123.DOC.
  1134.  
  1135.  
  1136.  
  1137.  
  1138.  
  1139.  
  1140.           18                                         dtSearch User's Manual
  1141.  
  1142.  
  1143.  
  1144.              An asterisk ("*") in a file name filter matches any number of
  1145.           characters, so SMITH*.DOC would match SMITH001.DOC, SMITHAAA.DOC,
  1146.           etc.
  1147.  
  1148.              If you want to use more than one filter, just list the
  1149.           filters, separated by spaces.  Example: 
  1150.                 SMITH*.DOC  JONES*.DOC  *.DAT
  1151.  
  1152.              g. Selecting a File
  1153.  
  1154.           Whenever dtSearch asks you to select a file, a "Select File"
  1155.           dialog box will appear.  The box looks like this:
  1156.  
  1157.                                                             +-----Select File to View----+
  1158.                                              Filename -->   | C:\WP51\SAMPLE.TXT         |
  1159.                                                             |                            |
  1160.                                  Directory and filter -->   | C:\WP51\*.TXT              |
  1161.                                                             | +--------------------+     |
  1162.                                         List of files -->   | | ABC.TXT            |     |
  1163.                                                             | | DEF.TXT            |     |
  1164.                                                             | | SAMPLE.TXT         |     |
  1165.                                                             | | SUB1\              |     |
  1166.                                                             | | SUB2\              |     |
  1167.                                                             | | [-A-]              |     |
  1168.                                                             | | [-C-]              |     |
  1169.                                                             | +--------------------+     |
  1170.                                                             +----------------------------+
  1171.  
  1172.           The "Filename" section at the top of the box allows you to simply
  1173.           type in a filename.  The TAB key will move the cursor between the
  1174.           filename line at the top of the box and the list of files.  If
  1175.           you type the name of a directory in the filename section, or type
  1176.           a name that includes a wildcard character such as "*.TXT", the
  1177.           list of files will contain all files in the directory you
  1178.           selected that match the filter you are using.  You can then press
  1179.           TAB to move the cursor into the list of files, which you can
  1180.           scroll until you see the file you want.  The list of files also
  1181.           contains any subdirectories of the directory you are viewing
  1182.           ("SUB1\" and "SUB2\" in the example above) followed by a list of
  1183.           disk drives ("[-A-]" and "[-C-]") that you can select to look for
  1184.           the file you want.  You can change the directory by selecting one
  1185.           of the subdirectories listed in the file list or by typing in a
  1186.           new directory name at the top.
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.  
  1194.  
  1195.  
  1196.  
  1197.           dtSearch User's Manual                                         19
  1198.  
  1199.  
  1200.  
  1201.              h. Function Keys
  1202.  
  1203.              F1 is always the help key.  Press F1 at any time for an
  1204.           explanation of the current function or menu option.
  1205.  
  1206.              The following is a description of what the other function keys
  1207.           do:
  1208.  
  1209.           1.  When you are viewing documents or search results:
  1210.              F2    Find Text: find a string of text in the document.
  1211.              F3    Find Search Term: find one of the terms used in your
  1212.                    search in the document.
  1213.              F4    Find Link: find next link to a retrieved document
  1214.                    (useful in search reports).
  1215.              F5    Mark text to copy to notepad.
  1216.              F6    Paste text in notepad editor.
  1217.              F7    Switch Window: switch to a different window.
  1218.              F8    This key has two different functions.  In a search
  1219.                    results window, it produces a "KWIC" view of the
  1220.                    document that the cursor is pointing to.  In a document
  1221.                    window, it launches the application that created the
  1222.                    document.
  1223.              F9    Move or Resize Window
  1224.              F10      Menu.  When you are viewing documents or search
  1225.                       results, press F10 to get into the main menu.  Press
  1226.                       F10 in the main menu to get back into the document or
  1227.                       search results window.
  1228.  
  1229.           2.  When you are viewing a help screen:
  1230.              F2    Find Text: find a string of text in the help document.
  1231.              F4    Find Help Topic: Move the cursor to the next highlighted
  1232.                    help topic.
  1233.              F7    View the help message for the word or phrase that the
  1234.                    cursor is on. 
  1235.  
  1236.           3.  At all other times, F10 is a general "exit" key for all menus
  1237.           and dialog boxes, F1 is the help key, and the other function keys
  1238.           do nothing.
  1239.  
  1240.              i. Using Document Windows
  1241.  
  1242.  
  1243.              When you start dtSearch, you will see a bar at the top of the
  1244.           screen listing menu options and a bar at the bottom of the screen
  1245.           that explains the current menu option.  The space in between will
  1246.           be blank.  This area is a workspace, like a desktop, that you can
  1247.           use for searching and browsing documents.  As with a desk
  1248.           surface, you can place several documents on the surface and move
  1249.           them around so you can see the one that you want to read.  Menus
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.           20                                         dtSearch User's Manual
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.           and dialog boxes will pop up over the desktop, but the underlying
  1259.           documents will remain until you remove them.
  1260.  
  1261.              The simplest way to get a document on the desktop is the View
  1262.           Document option in the File menu.  Simply select the file you
  1263.           want to view, press ENTER, the document will appear in a window. 
  1264.           The top center of the window will display the document name and
  1265.           the position of the cursor (the current line and page number)
  1266.           will appear at the bottom left.
  1267.  
  1268.              When you are viewing a document, the menu cursor (the bar that
  1269.           moves from option to option) will disappear and a cursor will
  1270.           appear in the document.  You can move the cursor around in the
  1271.           document using the cursor keys, Page Up and Page Down, etc., as
  1272.           you do in your word processor.  To move the cursor back into the
  1273.           menu, press F10.  Press F10 in the menu to move back to the
  1274.           document.
  1275.  
  1276.              There are several ways to create a document window:
  1277.  
  1278.           *  Every time you do a search, a "Search Results" window appears. 
  1279.              This window is just like a document window, except that it
  1280.              contains a list of documents instead of a single document.  To
  1281.              view one of the documents on the list, move the cursor to it
  1282.              and press ENTER.  The document you selected will appear in a
  1283.              second window, overlapping the first.
  1284.  
  1285.           *  The View Directory function creates a document window that is
  1286.              similar to the Search Window -- to view one of the files or
  1287.              directories in the window, move the cursor to it and press
  1288.              ENTER.
  1289.  
  1290.           *  When you are in a Search Results window, you can create a
  1291.              Search Report by selecting the Search Report option in the
  1292.              Search menu.  The Search Report will list all of the "hits"
  1293.              found by your search, with a few lines of context.  The Search
  1294.              Report is also a document window.  As with the Search Results
  1295.              window, you can view a file by moving the cursor to the name
  1296.              of the file and pressing ENTER.
  1297.  
  1298.           *  The Edit Notepad function in the File menu creates a "notepad"
  1299.              window that you can type into.  You can clip text from other
  1300.              windows into the notepad window, edit the text in the notepad
  1301.              and write notes.
  1302.  
  1303.              All of these types of windows work in essentially the same
  1304.           way:
  1305.  
  1306.           *  To move the cursor around, use the cursor keys.  
  1307.  
  1308.  
  1309.  
  1310.  
  1311.           dtSearch User's Manual                                         21
  1312.  
  1313.  
  1314.  
  1315.           *  To move from one window to the next, press TAB.  SHIFT-TAB
  1316.              moves to the previous window.  
  1317.  
  1318.           *  ESCAPE closes a window.
  1319.  
  1320.           *  To move or resize a window, press F9.
  1321.  
  1322.              You can print the contents of any document window using the
  1323.           Print Window function in the File menu.  Save Window will copy
  1324.           the text from the window you are viewing to a file that you can
  1325.           then retrieve into your word processor.
  1326.  
  1327.              When you have one or more document windows on the screen, a
  1328.           line near the bottom of the screen will display a list of the
  1329.           windows.  You can have up to five windows on the screen at a
  1330.           time.
  1331.  
  1332.  
  1333.  
  1334.  
  1335.  
  1336.  
  1337.  
  1338.  
  1339.  
  1340.  
  1341.  
  1342.  
  1343.  
  1344.  
  1345.  
  1346.  
  1347.  
  1348.  
  1349.  
  1350.  
  1351.  
  1352.  
  1353.  
  1354.  
  1355.  
  1356.  
  1357.  
  1358.  
  1359.  
  1360.  
  1361.  
  1362.  
  1363.  
  1364.  
  1365.  
  1366.  
  1367.  
  1368.           22                                         dtSearch User's Manual
  1369.  
  1370.  
  1371.  
  1372.              j. Moving the Cursor in a Document
  1373.  
  1374.                                   Moving the Cursor
  1375.  
  1376.           Top of document                                     Home, Home, UP
  1377.           End of document                                     Home, Home, DOWN
  1378.           Start of line                                             Home, LEFT
  1379.           End of line                                                   End
  1380.           Top of screen                                             Home, UP
  1381.                                                                     or PgUp
  1382.           End of screen                                             Home, DOWN
  1383.                                                                     or PgDn
  1384.  
  1385.                                       Searching
  1386.           Find text                                                      F2
  1387.           Find search term                                               F3
  1388.           Find help topic                                                F4
  1389.  
  1390.                                 Notepad cut and paste
  1391.  
  1392.           Start block                                                    F5
  1393.           Cut block                                                     DEL
  1394.           Copy block                                                     F5
  1395.           Paste                                                          F6
  1396.  
  1397.                                         Other
  1398.  
  1399.           Exit document                                              ESCAPE
  1400.           Help                                                           F1
  1401.           Switch Window                                                  F7
  1402.           Move/Resize Window                                             F9
  1403.           Menu                                                          F10
  1404.           View document at cursor                                     ENTER
  1405.  
  1406.  
  1407.  
  1408.  
  1409.  
  1410.  
  1411.  
  1412.  
  1413.  
  1414.  
  1415.  
  1416.  
  1417.  
  1418.  
  1419.  
  1420.  
  1421.  
  1422.  
  1423.  
  1424.  
  1425.           dtSearch User's Manual                                         23
  1426.  
  1427.  
  1428.  
  1429.  
  1430.  
  1431.  
  1432.  
  1433.  
  1434.  
  1435.  
  1436.  
  1437.  
  1438.  
  1439.  
  1440.  
  1441.  
  1442.  
  1443.  
  1444.  
  1445.  
  1446.  
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.  
  1458.  
  1459.  
  1460.  
  1461.  
  1462.  
  1463.  
  1464.  
  1465.  
  1466.  
  1467.  
  1468.  
  1469.  
  1470.  
  1471.  
  1472.  
  1473.  
  1474.  
  1475.  
  1476.  
  1477.  
  1478.  
  1479.  
  1480.  
  1481.  
  1482.           24                                         dtSearch User's Manual
  1483.  
  1484.  
  1485.  
  1486.  
  1487.            4.   Building and Using Document Indexes
  1488.  
  1489.  
  1490.              a. What is a Document Index?
  1491.  
  1492.              A document index is a database that stores the locations of
  1493.           all of the words in a group of documents, except for noise words
  1494.           such as "but" and "if."  Once you have built an index for a group
  1495.           of documents, dtSearch can use it to perform very fast
  1496.           index searches on those documents.  A document index is usually
  1497.           about one fourth the size of the original documents, although
  1498.           this may vary considerably depending on the number and kinds of
  1499.           documents in the index.
  1500.  
  1501.              A document index can contain up to 15,000 documents.  If you
  1502.           try to add more, you will get an "Index is Full" message. 
  1503.           However, you will still be able to reindex documents that are
  1504.           already in the index.  When dtSearch reindexes a document that is
  1505.           already in the index, it treats the document as a new document
  1506.           and marks the old version of the document in the index as
  1507.           "obsolete".  When you compress an index, obsolete documents are
  1508.           removed.  If the total number of documents, including obsolete
  1509.           documents, exceeds 30,000, then you will have to compress the
  1510.           index before you can update it.
  1511.  
  1512.              An index library is a collection of up to 25 indexes.  Most
  1513.           people will only need a few indexes and so will not have to learn
  1514.           about index libraries.  By default, dtSearch uses an index
  1515.           library called "IXLIB.ILB".  If you need to use more than 25
  1516.           indexes, then you can create additional index libraries.
  1517.  
  1518.              To build an index of a group of documents:
  1519.              1. Use the Create Index function in the index menu to create
  1520.                 an empty index, and
  1521.              2. Use the Add Documents to Index function to add documents to
  1522.                 the index.
  1523.  
  1524.           As a shortcut, you can specify in the "Add Documents to Index"
  1525.           dialog box that you want to create a new index for the documents.
  1526.  
  1527.              b. The Index Menu
  1528.  
  1529.           Press 'I' in the main menu to get into the Index menu.  The Index
  1530.           menu lists options to: 
  1531.  
  1532.              * create, 
  1533.              * update, 
  1534.              * compress, 
  1535.              * delete, 
  1536.  
  1537.  
  1538.  
  1539.           dtSearch User's Manual                                         25
  1540.  
  1541.  
  1542.  
  1543.              * rename,
  1544.              * copy, 
  1545.              * recognize, or
  1546.              * get information about
  1547.  
  1548.           a document index. 
  1549.  
  1550.           It also lists options to create or select an index library.
  1551.  
  1552.              c. Creating an Index
  1553.  
  1554.              To create an index, you need to specify two things:
  1555.  
  1556.           *  The name of the index.  This can be up to 16 characters long
  1557.              and may include any combination of letters, numbers, or
  1558.              punctuation.
  1559.  
  1560.           *  The directory to use for the index.  This has to be a valid
  1561.              DOS directory name.  The directory should not be one that
  1562.              already exists -- dtSearch will create a new directory for the
  1563.              index (using the name that you supply).
  1564.  
  1565.              If you "create" an index that already exists, you will clear
  1566.           the previously existing index (the documents will, of course, be
  1567.           unaffected).  dtSearch will ask you to confirm that you really
  1568.           want to do this.
  1569.  
  1570.              d. Adding Documents to an Index
  1571.  
  1572.              To add documents to an existing index, you need to specify the
  1573.           following in the "Add Documents to Index" dialog box:
  1574.  
  1575.           *  The name of the index to update, which you can select from a
  1576.              list of all of the indexes that you have created.
  1577.  
  1578.           *  The directories containing the documents to add to the index.
  1579.  
  1580.           *  The file name filters (e.g., *.DOC, *.TXT, etc.) to use to
  1581.              select documents to add.
  1582.  
  1583.           *  Whether you want dtSearch to compress the index after
  1584.              updating.  Compressing an index can take a while, especially
  1585.              with very large indexes, but it makes searches much faster. 
  1586.              You can also compress an index using the Compress Index option
  1587.              in the Index menu.
  1588.  
  1589.           *  Whether you want dtSearch to check all documents already in
  1590.              the index and reindex any that were modified since they were
  1591.              last indexed.
  1592.  
  1593.  
  1594.  
  1595.  
  1596.           26                                         dtSearch User's Manual
  1597.  
  1598.  
  1599.  
  1600.           After you have specified this information, select the "Add"
  1601.           button to start updating the index.
  1602.  
  1603.              The Add Documents to Index dialog box also contains a section
  1604.           that allows you to create a new index and add documents to it in
  1605.           a single step.  To use this feature, set "Create Index?" to "Yes"
  1606.           and then fill in the information needed to create an index (the
  1607.           directory to contain the index and the name you want to use for
  1608.           the index).  (After you have created an index this way, dtSearch
  1609.           automatically sets "Create Index?" back to "No" so that the next
  1610.           time you add documents to the index you do not "Create" it first,
  1611.           clearing out information about the previously-added documents.) 
  1612.           See the manual section on creating indexes for more information
  1613.           about the Create Index function.
  1614.  
  1615.              In most cases, you will not have to worry about the file
  1616.           format of the documents being indexed because dtSearch will
  1617.           detect the format of each document automatically.  However, some
  1618.           older word processor formats cannot be detected automatically. 
  1619.           Of the word processors supported by dtSearch version 1.1, only
  1620.           WordStar versions before version 4.0 fall into this category.  To
  1621.           tell dtSearch how to recognize WordStar files created by versions
  1622.           1 through 3, you must set up WordStar as an application using the
  1623.           Applications menu and provide a filename pattern, such as *.WS,
  1624.           that dtSearch can use to identify WordStar files.  See the manual
  1625.           section on the Applications menu for details on how to do this.
  1626.  
  1627.           NOTES:
  1628.           1.  You can halt indexing by pressing the ESCAPE key.  dtSearch
  1629.           will stop after it finishes indexing the document it is working
  1630.           on.
  1631.  
  1632.           2.  If you are indexing documents stored on floppy disks, you may
  1633.           find it useful to store the documents on each disk in a
  1634.           subdirectory named after the disk.  For example, if you have
  1635.           disks labelled "SMITH" and "JONES", move the documents on the
  1636.           SMITH disk into a directory on the disk called "SMITH", and move
  1637.           the documents on the JONES disk into a directory called "JONES". 
  1638.           This will help you to locate the documents after a search.  You
  1639.           can see which disk has the documents you want by looking at the
  1640.           directory name in the search results window.
  1641.  
  1642.           3.  dtSearch automatically detects and ignores binary files when
  1643.           it builds document indexes.
  1644.  
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.           dtSearch User's Manual                                         27
  1654.  
  1655.  
  1656.  
  1657.              e. Compressing an Index
  1658.  
  1659.              Compressing an index does two things:  (1) it removes obsolete
  1660.           information about documents that have been reindexed, and (2) it
  1661.           reorganizes an index for faster searching.  The major
  1662.           disadvantage of compressing an index is that it can take a long
  1663.           time, since dtSearch copies the entire index when it compresses
  1664.           it.  Compressing an index typically takes about half as long as
  1665.           it took to build the index.
  1666.  
  1667.              You can compress an index by selecting the Compress Index
  1668.           option in the Index menu.  You can also tell dtSearch to compress
  1669.           an index after it is done updating it, by setting the Compress
  1670.           Index option in the Update Index dialog box to "Yes".
  1671.  
  1672.              You can halt compression of an index by pressing the ESCAPE
  1673.           key.  When you halt compression, dtSearch will restore the index
  1674.           to its uncompressed state.
  1675.  
  1676.              f. Deleting an Index
  1677.  
  1678.              The Delete Index dialog box allows you to erase an index.  The
  1679.           original documents will not be affected, but the index will be
  1680.           destroyed.
  1681.  
  1682.              To delete an index, select the index to be deleted and then
  1683.           select the "Delete" button.  dtSearch will ask you to confirm
  1684.           that you really want to delete the index.
  1685.  
  1686.              g. Renaming an Index
  1687.  
  1688.              The Rename Index dialog box allows you to change the name of
  1689.           an index.  To rename an index, select the index to be renamed,
  1690.           enter the new name for the index, and then select the "Rename"
  1691.           button.  The name can be up to 16 letters long.  Note that the
  1692.           name of the directory in which the index is stored will not be
  1693.           affected.
  1694.  
  1695.              h. Copying an Index
  1696.  
  1697.              The Copy Index dialog box allows you to make a copy of an
  1698.           existing index.  To copy an index, you need to specify the
  1699.           following:
  1700.  
  1701.           *  The name of the index to copy.
  1702.  
  1703.           *  The name of the new index to be created.
  1704.  
  1705.           *  The directory to store the new index in.
  1706.  
  1707.  
  1708.  
  1709.  
  1710.           28                                         dtSearch User's Manual
  1711.  
  1712.  
  1713.  
  1714.           Like the directory specified in the "Create Index" function, the
  1715.           directory that you copy an index to should not already exist.  If
  1716.           the directory that you specify already contains in index,
  1717.           dtSearch will ask you to confirm that you want the new index to
  1718.           overwrite the old index.  (A directory can only contain one
  1719.           index.)
  1720.  
  1721.              i. Recognizing an Existing Index
  1722.  
  1723.              Although dtSearch provides a way to copy indexes, you may in
  1724.           some cases wish to copy indexes using another program and then
  1725.           use dtSearch to search the indexes.  For example, if someone
  1726.           created an index and gave you a copy, you might want to just copy
  1727.           the disk or disks using the DOS copy command.  However, if you
  1728.           then tried to search that index with dtSearch, the index that you
  1729.           copied would not appear in the "Select Index" list because your
  1730.           copy of dtSearch would not know about the index.  
  1731.  
  1732.              The Recognize Index function solves this problem.  In the
  1733.           Recognize Index dialog box, select the directory in which the
  1734.           index you copied is stored, enter a name for the index, and then
  1735.           select the "Recognize Index" button.  dtSearch will look in the
  1736.           directory for the index and then add it to the list of indexes
  1737.           that you can search or update.
  1738.  
  1739.              j. Index Information
  1740.  
  1741.              The Index Information option in the Index menu provides a way
  1742.           to get the following information about an index:
  1743.  
  1744.              * When it was created
  1745.              * When it was last modified or compressed
  1746.              * How much disk space it occupies
  1747.              * How many words it contains
  1748.              * How many documents it contains
  1749.  
  1750.           The Index Information screen also lists the number of "Obsolete"
  1751.           documents.  When dtSearch reindexes a document that is already in
  1752.           the index, it treats the document as a new document and marks the
  1753.           old version of the document in the index as "obsolete".  When you
  1754.           compress an index, obsolete documents are removed.
  1755.  
  1756.              k. Verify Index
  1757.  
  1758.           The Verify Index option in the Index menu allows you to check
  1759.           whether an index has been damaged.  As dtSearch examines the
  1760.           index, it will list every word, filename, and directory name in
  1761.           the index.  When dtSearch is done verifying the index, it will
  1762.           tell you two things:  (1) whether the index has been damaged, and
  1763.  
  1764.  
  1765.  
  1766.  
  1767.           dtSearch User's Manual                                         29
  1768.  
  1769.  
  1770.  
  1771.           (2) if the index was damaged, whether the Rebuild Index function
  1772.           can reconstruct it.
  1773.  
  1774.              l. Rebuild Index
  1775.  
  1776.           The Rebuild Index option in the Index menu allows you to
  1777.           reconstruct a damaged index.  To rebuild an index, you need to
  1778.           specify:
  1779.  
  1780.           *  The name of the index to rebuild.
  1781.  
  1782.           *  The new name for the index.
  1783.  
  1784.           *  The directory to use for the new index.
  1785.  
  1786.           dtSearch will create a new index in the directory you specify and
  1787.           then add all of the documents that were in the old index to the
  1788.           new index.  As with the Add Documents to Index function, you can
  1789.           tell dtSearch to compress the index after it is done for better
  1790.           performance.
  1791.  
  1792.                                   How Rebuild Works
  1793.  
  1794.              Each index has a list of the files that it contains.  Rebuild
  1795.           disregards all other information in the index and simply creates
  1796.           a new index based on the list of files in the old index.  Thus,
  1797.           if the list of files is intact, Rebuild will be able to
  1798.           reconstruct the index regardless of how damaged the other files
  1799.           might be.  If the list of files is damaged, Rebuild will extract
  1800.           as many filenames as it can from the list. 
  1801.  
  1802.              After Rebuild Index is done, the old damaged index will still
  1803.           exist.  You can delete it by using the Delete Index function.
  1804.  
  1805.              m. Index Libraries
  1806.  
  1807.              An index library is a collection of up to 25 indexes. 
  1808.           dtSearch uses index libraries to record the names and locations
  1809.           of the document indexes that you create.  When you select indexes
  1810.           to search, or pick an index to update, compress, etc., the list
  1811.           of indexes displayed comes from the current index library.
  1812.  
  1813.              If you do not need to use more than 25 indexes, you do not
  1814.           need to worry about index libraries.  (25 indexes will hold a
  1815.           total of up to 375,000 documents.)  dtSearch starts out with a
  1816.           library called "IXLIB.ILB" that will hold any indexes that you
  1817.           create.
  1818.  
  1819.              If you need to use more than 25 indexes, use the Index Library
  1820.           dialog box to create additional index libraries.  
  1821.  
  1822.  
  1823.  
  1824.           30                                         dtSearch User's Manual
  1825.  
  1826.  
  1827.  
  1828.              *  To create a new library, give it a name (8 letters or
  1829.                 numbers) and select the Create Library option in the Index
  1830.                 Library dialog box.  The new library will be empty.  You
  1831.                 can then create and add documents to the indexes that you
  1832.                 want the new library to hold.
  1833.  
  1834.              *  To select an existing library, enter the name of the
  1835.                 library and select the Select Library option.  dtSearch
  1836.                 will then load the library you specified and you will have
  1837.                 access to all of the indexes that it contains.
  1838.  
  1839.              If you want, you can have a single index appear in multiple
  1840.           libraries.  To do this, use Recognize Index, which adds an
  1841.           existing index to the current index library.
  1842.  
  1843.  
  1844.  
  1845.  
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.  
  1854.  
  1855.  
  1856.  
  1857.  
  1858.  
  1859.  
  1860.  
  1861.  
  1862.  
  1863.  
  1864.  
  1865.  
  1866.  
  1867.  
  1868.  
  1869.  
  1870.  
  1871.  
  1872.  
  1873.  
  1874.  
  1875.  
  1876.  
  1877.  
  1878.  
  1879.  
  1880.  
  1881.           dtSearch User's Manual                                         31
  1882.  
  1883.  
  1884.  
  1885.  
  1886.  
  1887.  
  1888.  
  1889.  
  1890.  
  1891.  
  1892.  
  1893.  
  1894.  
  1895.  
  1896.  
  1897.  
  1898.  
  1899.  
  1900.  
  1901.  
  1902.  
  1903.  
  1904.  
  1905.  
  1906.  
  1907.  
  1908.  
  1909.  
  1910.  
  1911.  
  1912.  
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.  
  1917.  
  1918.  
  1919.  
  1920.  
  1921.  
  1922.  
  1923.  
  1924.  
  1925.  
  1926.  
  1927.  
  1928.  
  1929.  
  1930.  
  1931.  
  1932.  
  1933.  
  1934.  
  1935.  
  1936.  
  1937.  
  1938.           32                                         dtSearch User's Manual
  1939.  
  1940.  
  1941.  
  1942.  
  1943.            5.   Searching for Documents
  1944.  
  1945.              a. The Search Menu
  1946.  
  1947.           Press 'S' in the main menu to get into the Search menu.  The
  1948.           Search menu offers three ways to search for documents:
  1949.  
  1950.           *  An index search -- searches one or more document indexes.
  1951.           *  An unindexed search -- directly searches files in one or more
  1952.              directories.
  1953.           *  A "combination" search -- combines both of the above types of
  1954.              searches.
  1955.  
  1956.           Other functions in the Search menu are:
  1957.  
  1958.           *  Search Report -- prepare a search report (a list of all search
  1959.              hits found, in context) based on your most recent search.
  1960.  
  1961.           *  Kwic View -- prepare a summary of a retrieved document,
  1962.              listing hits found with a few lines of context.
  1963.  
  1964.           *  Display results of previous search -- dtSearch saves the
  1965.              results of the last 10 searches you have performed.  This
  1966.              option allows you to retrieve the results of any of those
  1967.              searches.
  1968.  
  1969.           *  Modify display format -- allows you to specify the information
  1970.              you want displayed in a search results window.
  1971.  
  1972.              b. Index Searches
  1973.  
  1974.              An index search is the fastest way to search for documents. 
  1975.           To start an index search, select the "Search" option in the main
  1976.           menu and then select "Index Search".  A dialog box will appear,
  1977.           listing two options:
  1978.  
  1979.           *  Request -- enter or modify your search request.
  1980.  
  1981.           *  Indexes to Search -- pick the indexes that you want dtSearch
  1982.              to search.
  1983.  
  1984.           At the bottom of the box there will be a "Search" button and a
  1985.           "Cancel" button.  Select the Search button to start the search,
  1986.           or select the Cancel button to return to the main menu.
  1987.  
  1988.  
  1989.  
  1990.  
  1991.  
  1992.  
  1993.  
  1994.  
  1995.           dtSearch User's Manual                                         33
  1996.  
  1997.  
  1998.  
  1999.              c. Unindexed Search
  2000.  
  2001.              In an unindexed search, dtSearch directly searches every file
  2002.           that you ask it to search, looking for documents that match your
  2003.           search request.  Unindexed searches are much slower than index
  2004.           searches.
  2005.  
  2006.              To start an unindexed search, select the "Search" option in
  2007.           the main menu and then select "Unindexed Search".  A dialog box
  2008.           will appear, listing three options:
  2009.  
  2010.           *  Request -- enter or modify your search request.
  2011.  
  2012.           *  Directories to Search -- pick the directories that you want
  2013.              dtSearch to search.
  2014.  
  2015.           *  File Name Filters -- dtSearch will only search files matching
  2016.              the file name filters that you specify.  (See the manual
  2017.              section, "File Name Filters")
  2018.  
  2019.           At the bottom of the box there will be a "Search" button and a
  2020.           "Cancel" button.  Select the Search button to start the search,
  2021.           or select the Cancel button to return to the main menu.
  2022.  
  2023.              d. Combination Search
  2024.  
  2025.              A combination search allows you to combine an index search and
  2026.           an unindexed search in a single search request.  To start a
  2027.           combination search, select the "Search" option in the main menu
  2028.           and then select "Combination Search".  A dialog box will appear,
  2029.           listing the following options:
  2030.  
  2031.           *  Request -- enter or modify your search request.
  2032.  
  2033.           *  Indexes to Search -- pick the indexes that you want the
  2034.              program to search.
  2035.  
  2036.           *  Directories to Search -- pick the directories that you want
  2037.              dtSearch to search.
  2038.  
  2039.           *  File Name Filters -- dtSearch will only search files matching
  2040.              the file name filters that you specify.  (See the manual
  2041.              section, "File Name Filters")
  2042.  
  2043.           At the bottom of the box there will be a "Search" button and a
  2044.           "Cancel" button.  Select the Search button to start the search,
  2045.           or select the Cancel button to return to the main menu.
  2046.  
  2047.  
  2048.  
  2049.  
  2050.  
  2051.  
  2052.           34                                         dtSearch User's Manual
  2053.  
  2054.  
  2055.  
  2056.              e. Indexes to Search
  2057.  
  2058.              In an Index Search or a Combination Search, use the "Indexes
  2059.           to Search" option to tell dtSearch which indexes you want to
  2060.           search.
  2061.  
  2062.              When you select "Indexes to Search", a list of all of the
  2063.           indexes that you have created will appear with check boxes ("[ ]"
  2064.           and "[X]") next to them.  An "[X]" next to an index means that
  2065.           the index will be searched.
  2066.  
  2067.           *  To check or clear a box, move the cursor to the index name and
  2068.              press the ENTER key.
  2069.  
  2070.           *  When you are done, press F10 to save your changes to the list.
  2071.  
  2072.           *  If you want to restore the list to the way it was before you
  2073.              started changing it, press the ESCAPE key.
  2074.  
  2075.              f. Displaying Search Results
  2076.  
  2077.              After a search is complete, the "Display Search Results" menu
  2078.           will appear, listing several different ways to display the
  2079.           results of your search:
  2080.              *  Sorted by name, in alphabetical order
  2081.              *  Sorted by numeric name, in numeric order (that is, so that
  2082.                 "9.TXT" will be before "10.TXT")
  2083.              *  Sorted by number of hits (descending order)
  2084.              *  Unsorted -- displays documents in the order they were found
  2085.              *  Do not display -- return to menu without viewing search
  2086.                 results.
  2087.  
  2088.              g. Search Reports
  2089.  
  2090.              A search report lists each hit found in each document and up
  2091.           to 99 lines of context surrounding it.  To create a search
  2092.           report, 
  2093.  
  2094.              *  Perform the search that you want the report to be based on.
  2095.              *  Select the way you want the search results sorted from the
  2096.                 Display Search Results menu.  The documents retrieved by
  2097.                 your search will appear, sorted as you requested.
  2098.              *  Press F10 to get into the main menu.
  2099.              *  Press 'S' to get into the Search menu.
  2100.              *  Select the "Search Report" option in the Search Menu.
  2101.              *  In the Search Report dialog box, select the number of lines
  2102.                 of context you want surrounding each hit, and then select
  2103.                 the "Report" button.
  2104.  
  2105.  
  2106.  
  2107.  
  2108.  
  2109.           dtSearch User's Manual                                         35
  2110.  
  2111.  
  2112.  
  2113.              Preparing a search report may take a while since dtSearch has
  2114.           to scan every document retrieved to get the text to display.
  2115.  
  2116.              When you are viewing a search report, you can see all of a
  2117.           document by moving the cursor to the name of the document and
  2118.           pressing ENTER.  The F4 ("Find Link") key will move the cursor to
  2119.           the next document name.  The F3 ("Find Hit") key will move the
  2120.           cursor to the next hit in each document.
  2121.  
  2122.              h. Kwic View
  2123.  
  2124.              The "Kwic" function will display only the part of a document
  2125.           that contains terms matching your search request.  When you are
  2126.           viewing search results, move the cursor to the name of the
  2127.           document that you want to see and press the F8 key.  dtSearch
  2128.           will ask how many lines of context you want.  This is the number
  2129.           of lines surrounding each hit that you want to see.  Enter the
  2130.           number of lines that you want and press ENTER.
  2131.  
  2132.              A file displayed in Kwic mode contains highlighted line and
  2133.           page markers to show where in the document the text appeared. 
  2134.           These highlighted markers also act as hypertext links to the full
  2135.           text of the document.  For example, suppose that you are viewing
  2136.           a document in Kwic mode and see a block of text with a marker
  2137.           "[Page 10 Line 15]".  If you move the cursor to the marker and
  2138.           press ENTER, dtSearch will display the full text of the document,
  2139.           positioned to line 15 of page 10.
  2140.  
  2141.  
  2142.  
  2143.  
  2144.  
  2145.  
  2146.  
  2147.  
  2148.  
  2149.  
  2150.  
  2151.  
  2152.  
  2153.  
  2154.  
  2155.  
  2156.  
  2157.  
  2158.  
  2159.  
  2160.  
  2161.  
  2162.  
  2163.  
  2164.  
  2165.  
  2166.           36                                         dtSearch User's Manual
  2167.  
  2168.  
  2169.  
  2170.  
  2171.            6.   Search Requests
  2172.  
  2173.              a. Overview
  2174.  
  2175.              A search request consists of a group of words, phrases, or
  2176.           macros linked by connectors such as "AND" and "OR" that indicate
  2177.           the relationship between them.
  2178.  
  2179.              If you use more than one connector, you should use parenthesis
  2180.           to indicate precisely what you want to search for.  For example,
  2181.  
  2182.                     apple and pear or orange
  2183.  
  2184.           could mean "(apple and pear) or orange", or it could mean "apple
  2185.           and (pear or orange)".
  2186.  
  2187.              dtSearch supports the following connectors:
  2188.  
  2189.              AND    Both words must be present
  2190.              OR     Either word can be present
  2191.              W/n    First word must occur within n words of the second.
  2192.              NOT    What follows the NOT must not be present.
  2193.  
  2194.           Additionally, the CONTAINS and TO connectors are used for segment
  2195.           searches.
  2196.  
  2197.              b. Search Terms
  2198.  
  2199.              A search term is simply one of the words in your search
  2200.           request.  Some words, such as "if" and "the", are defined as
  2201.           "noise words" because they are so common.  Noise words cannot be
  2202.           used as search terms.
  2203.  
  2204.              Connectors, such as "AND" and "OR", also cannot be used as
  2205.           search terms.
  2206.  
  2207.              A search term can contain the "wildcard" characters "*" and
  2208.           "?".  A "?" in a word matches any single character, and a "*"
  2209.           matches any number of characters.  The wildcard characters can be
  2210.           in any position in a word.  For example:
  2211.  
  2212.              appl* would match apple, application, etc.
  2213.              *cipl* would match principle, participle, etc. 
  2214.  
  2215.           Use of the "*" wildcard character near the beginning of a word
  2216.           will slow searches somewhat.
  2217.  
  2218.  
  2219.  
  2220.  
  2221.  
  2222.  
  2223.           dtSearch User's Manual                                         37
  2224.  
  2225.  
  2226.  
  2227.              To handle plurals, an "s" at the end of a word is always
  2228.           ignored.  Thus, a search for "cats" would find both "cat" and
  2229.           "cats".
  2230.  
  2231.              Punctuation inside of a search word is treated as a space. 
  2232.           Thus, "can't" would be treated as "can t" (two words) and
  2233.           "1843(a)(2)(ii)" would become "1843 a 2 ii" (four words).
  2234.  
  2235.              dtSearch uses two built in search words to mark the beginning
  2236.           and end of a file -- XFIRSTWORD and XLASTWORD.  The terms are
  2237.           useful if you want to limit a search to the beginning or end of a
  2238.           file.  For example, "apple w/10 XLASTWORD" would search for the
  2239.           word "apple" within 10 words of the end of a document.
  2240.  
  2241.  
  2242.              c. Phrase Searches
  2243.  
  2244.              A search term can consist of several words, such as "first
  2245.           class mail".  A search for this phrase would retrieve only files
  2246.           containing the words "first," "class," and "mail" in exactly the
  2247.           order specified.
  2248.  
  2249.              If a phrase contains a noise word, then you cannot search for
  2250.           it as a phrase, since the noise word will not be found.  For
  2251.           example, you could not search for the phrase "statue of liberty",
  2252.           since the noise word "of" will not be in the index.  Instead, use
  2253.           the W/N connector to search for "statue w/2 liberty".
  2254.  
  2255.              d. Noise Words
  2256.  
  2257.              A "noise" word is a word, such as the or if, that is so common
  2258.           that it is not useful in searches.  To save space and time, such
  2259.           words are ignored in index searches.  You can modify the list of
  2260.           words defined as noise words by editing the file "NOISE.DAT". 
  2261.           You can use the Notepad Editor in dtSearch to edit NOISE.DAT, or
  2262.           you can use your word processor.  If you use your word processor,
  2263.           make sure that you save the file as a DOS text file so that
  2264.           dtSearch can read it.
  2265.  
  2266.              The words in NOISE.DAT do not have to be an any particular
  2267.           order, and can include "wild card" characters such as * and ?. 
  2268.           However, noise words may not begin with wild card characters.
  2269.  
  2270.              Each index has its own copy of NOISE.DAT (called INDEX_N.IX). 
  2271.           Changes you make to NOISE.DAT will be reflected in future indexes
  2272.           you create but not in existing indexes.  If you change the
  2273.           INDEX_N.IX file for an index, the modified list will control any
  2274.           updates to the index but will not affect information already in
  2275.           the index.
  2276.  
  2277.  
  2278.  
  2279.  
  2280.           38                                         dtSearch User's Manual
  2281.  
  2282.  
  2283.  
  2284.              e. Search Macros
  2285.  
  2286.              A macro is a way to abbreviate a search request that you use
  2287.           frequently.  A macro has two parts: a name, which is what you
  2288.           type into the "Search Request" box, and the expansion, which is
  2289.           what the macro is expanded to.  For example, if you defined the
  2290.           macro "@IRC" to mean "internal revenue code", and then searched
  2291.           for "standard deduction w/3 @IRC", dtSearch would search for
  2292.           "standard deduction w/3 internal revenue code".
  2293.  
  2294.              A macro name must begin with the "at" sign ("@") -- this is
  2295.           how dtSearch distinguishes macro names from ordinary words in a
  2296.           search request.
  2297.  
  2298.              A macro may contain anything that may be put in a search
  2299.           request.  To create or edit a macro, use the Edit Macros option
  2300.           in the Options menu.
  2301.  
  2302.           Macros can be useful for:
  2303.              *  Abbreviating long names or phrases that you use frequently
  2304.              *  Abbreviating segment definitions in segment searches
  2305.  
  2306.  
  2307.              f. AND connector
  2308.  
  2309.              Use the AND connector in a search request to connect two
  2310.           expressions, both of which must be found in any document
  2311.           retrieved.  For example:
  2312.  
  2313.              *  "apple and pear" would retrieve any document that contained
  2314.                 both words.
  2315.              *  "(apple or banana) and (pear w/5 grape)" would retrieve any
  2316.                 document that (1) contained either the word apple or the
  2317.                 word banana, and (2) contained the word pear within 5 words
  2318.                 of the word grape.
  2319.  
  2320.              g. OR connector
  2321.  
  2322.              Use the OR connector in a search request to connect two
  2323.           expressions, at least one of which must be found in any document
  2324.           retrieved.  For example, "apple or pear" would retrieve any
  2325.           document that contained apple, pear, or both words.
  2326.  
  2327.              h. W/N connector
  2328.  
  2329.              Use the w/N connector in a search request to specify that one
  2330.           word or phrase must occur within N words of the other.  For
  2331.           example, "apple w/5 pear" would retrieve any document that
  2332.           contained the word apple within 5 words of pear.
  2333.  
  2334.  
  2335.  
  2336.  
  2337.           dtSearch User's Manual                                         39
  2338.  
  2339.  
  2340.  
  2341.              The following are some examples of search requests using the
  2342.           w/N connector:
  2343.  
  2344.           *  (apple or pear) w/5 banana: either apple or pear must occur
  2345.           within 5 words of "banana".
  2346.  
  2347.           *  (apple w/5 banana) w/10 pear:  apple must occur within 5 words
  2348.           of banana, and pear must occur within 10 words of both.
  2349.  
  2350.           *  (apple and banana) w/10 pear:  both apple and banana must
  2351.           occur within 10 words of pear.
  2352.  
  2353.              Some types of complex expressions using the w/N connector will
  2354.           produce ambiguous results and should not be used.  In general, at
  2355.           least one of the two expressions connected by w/N must be a
  2356.           single word or phrase or a group of words and phrases connected
  2357.           by the "OR" connector.  For example:
  2358.  
  2359.           *   (apple and banana) w/10 (pear or grape): both apple and
  2360.           banana must occur within 10 words of either pear or grape.
  2361.  
  2362.           *   (apple and banana) w/10 orange tree:  both apple and banana
  2363.           must occur within 10 words of the phrase "orange tree."
  2364.  
  2365.           The following are examples of ambiguous search requests:
  2366.  
  2367.           *   (apple and banana) w/10 (pear and grape): ambiguous
  2368.  
  2369.           *   (apple w/10 banana) w/10 (pear and grape): ambiguous
  2370.  
  2371.              i. Segment Searches
  2372.  
  2373.              A segment search is a search request that must be satisfied
  2374.           within a certain defined segment of a document.  The segment is
  2375.           defined by words or phrases at the beginning and end of the
  2376.           segment.  
  2377.  
  2378.              The form of a segment definition is:  beginning TO end, where
  2379.           beginning is the word or phrase that defines the start of the
  2380.           segment, and end is the word or phrase that defines the end of
  2381.           the segment.  The only connector allowed in the beginning and end
  2382.           expressions in a segment definition is OR.  Examples:
  2383.  
  2384.           *  name to address:  the segment begins with "name" and ends with
  2385.              "address."
  2386.           *  name to (address or xlastword): the segment begins with "name"
  2387.              and ends with "address" or the end of the file.
  2388.  
  2389.              To search for an expression within a segment, use the CONTAINS
  2390.           connector.  The expression in front of CONTAINS is the segment
  2391.  
  2392.  
  2393.  
  2394.           40                                         dtSearch User's Manual
  2395.  
  2396.  
  2397.  
  2398.           definition, and the expression following CONTAINS is what you are
  2399.           searching for.  Examples:
  2400.  
  2401.           *  (name to address) contains john smith
  2402.  
  2403.           *  (address to phone) contains (oak w/10 lane)
  2404.  
  2405.              Segment searches work well with documents that are broken into
  2406.           standardized segments.  For example, a group of employee records
  2407.           might be in a standardized documents formatted like this:
  2408.  
  2409.              NAME:  John Doe
  2410.              ADDRESS: 123 Oak Lane
  2411.              PHONE NUMBER:  555-1234
  2412.              SOCIAL SECURITY NUMBER 000-00-000
  2413.              etc.
  2414.  
  2415.              You can name segments using macros.  In the above example, you
  2416.           could use the following macros:
  2417.  
  2418.                @NAME:         (name to address)
  2419.                @ADDRESS:      (address to phone number)
  2420.                @PHONE:        (phone number to social security number)
  2421.  
  2422.           Then you could do a segment search like this:
  2423.              (@NAME contains John Doe) and (@ADDRESS contains Oak)
  2424.  
  2425.              If a document contains more than one instance of a segment,
  2426.           dtSearch will search each instance separately for text matching
  2427.           the search request.
  2428.  
  2429.              j. Date and Filename Searches
  2430.  
  2431.              To search for a file with a specific name, include in your
  2432.           search request the following:  
  2433.  
  2434.              XNAME "FILENAME.EXT"
  2435.  
  2436.           The name, like other search terms, can include wildcard
  2437.           characters, so, for example, you could search for "*.TXT,"
  2438.           "SMITH??.*," etc.  Unlike other search terms, a filename must be
  2439.           in quotation marks.  This enables dtSearch to recognize special
  2440.           characters in the filename (such as the dot) that are not allowed
  2441.           in other search words.  The filename cannot include a directory
  2442.           name or disk drive.
  2443.  
  2444.              To search for a file that was last modified on, before, or
  2445.           after a certain date, use the XDATE search command, like this:
  2446.  
  2447.              XDATE IS January 1, 1991
  2448.  
  2449.             
  2450.  
  2451.           dtSearch User's Manual                                         41
  2452.  
  2453.  
  2454.  
  2455.              XDATE BEFORE January 1, 1991
  2456.                 XDATE AFTER January 1, 1991
  2457.  
  2458.           dtSearch can recognize a variety of date formats, such as:
  2459.           1/1/91; 1/91; January 1, 1991; and Jan 1 91 (two-digit years are
  2460.           assumed to be in the twentieth century).
  2461.  
  2462.              You can combine name and date searches with other types of
  2463.           searches using the usual search connectors.  For example:
  2464.  
  2465.           (XNAME "*.DOC") and (XDATE AFTER 1/1/91) and (apple w/5 pear)
  2466.  
  2467.           This would retrieve documents whose names end in .DOC, that were
  2468.           last modified after January 1, 1991, and that contain the word
  2469.           apple within 5 words of the word pear.
  2470.  
  2471.  
  2472.  
  2473.  
  2474.  
  2475.  
  2476.  
  2477.  
  2478.  
  2479.  
  2480.  
  2481.  
  2482.  
  2483.  
  2484.  
  2485.  
  2486.  
  2487.  
  2488.  
  2489.  
  2490.  
  2491.  
  2492.  
  2493.  
  2494.  
  2495.  
  2496.  
  2497.  
  2498.  
  2499.  
  2500.  
  2501.  
  2502.  
  2503.  
  2504.  
  2505.  
  2506.  
  2507.  
  2508.           42                                         dtSearch User's Manual
  2509.  
  2510.  
  2511.  
  2512.  
  2513.            7.   The File Menu
  2514.  
  2515.              a. The File Menu
  2516.  
  2517.           Press 'F' in the main menu to get into the File menu.  The File
  2518.           menu lists options to 
  2519.              *  view documents,  
  2520.              *  view a directory, 
  2521.              *  edit a notepad file,
  2522.              *  save the contents of a window,
  2523.              *  print the contents of a window,
  2524.              *  create a DOS Shell, or
  2525.              *  exit dtSearch.
  2526.  
  2527.              b. Viewing a File
  2528.  
  2529.              To view a file, enter the name of the file to view and select
  2530.           the "View" button.  The document will appear in a window.  Use
  2531.           the cursor keys, Page Up, Page Down, etc., to browse in a
  2532.           document once it is displayed.
  2533.  
  2534.              c. Viewing a Directory
  2535.  
  2536.              To view a directory, use the "View Directory" dialog box:
  2537.  
  2538.              (1) Select the directory you want to see using the "Directory
  2539.              to View" option.  This option allows you to pick the directory
  2540.              you want from a tree diagram of all of the directories on the
  2541.              current disk drive.
  2542.  
  2543.              (2) Specify the file name filter (such as *.*, *.DOC, etc.)
  2544.              you want dtSearch to use when it lists the files.
  2545.  
  2546.              (3) Select the "List Files" button.
  2547.  
  2548.           A list of the files matching the filter will appear in a window. 
  2549.           This window works in the same way that the "Search Results"
  2550.           window works.  You can:
  2551.  
  2552.              *  scroll the list up and down using the cursor keys;
  2553.              *  view any file or directory in the list by moving the cursor
  2554.                 to it and pressing enter; and
  2555.              *  cut and paste from the list to the notepad.
  2556.  
  2557.  
  2558.  
  2559.  
  2560.  
  2561.  
  2562.  
  2563.  
  2564.  
  2565.           dtSearch User's Manual                                         43
  2566.  
  2567.  
  2568.  
  2569.              d. The Notepad Editor
  2570.  
  2571.              The Notepad Editor allows you to cut, paste, and edit
  2572.           information collected from any document window, including a
  2573.           search results window or a search report window.
  2574.  
  2575.                                   Editing a Notepad
  2576.  
  2577.              A notepad file is a standard DOS text file.  To edit a notepad
  2578.           file, select "Edit Notepad" from the File Menu.  The Edit Notepad
  2579.           dialog box will appear.  Enter the name of the notepad that you
  2580.           want to edit and select the "Edit" button.  The notepad file will
  2581.           appear, displayed in a document window.
  2582.  
  2583.              The Notepad Editor provides limited editing capabilities,
  2584.           intended mainly for jotting down notes to accompany text clipped
  2585.           from documents.  In the notepad editor, you can move the cursor
  2586.           around using all of the functions available in a document window. 
  2587.           You can also type new text into the window.  The status line will
  2588.           display "Ins" or "Typ" to indicate whether you are in insert or
  2589.           typeover mode.  The INS key switches between insert and typeover
  2590.           mode.  The DEL key deletes a single character.
  2591.  
  2592.              When you are done editing a notepad, use the "Save Window"
  2593.           option in the File menu to save it.
  2594.  
  2595.                                  Cutting and Pasting
  2596.  
  2597.              You can move or copy text between document windows using the
  2598.           cut and paste feature.  You can also use the cut and paste
  2599.           feature to move text within a notepad file.
  2600.  
  2601.           Copying text:  To copy text, start with the cursor at the
  2602.                          beginning of the text you want to copy.  Press the
  2603.                          F5 ("Mark") key to mark your place in the
  2604.                          document.  Then move the cursor to the end of the
  2605.                          text you want to copy and press F5 again. 
  2606.                          dtSearch will store the text you marked.
  2607.  
  2608.           Pasting text:  To retrieve the text you marked, you need to be in
  2609.                          the Notepad Editor.  If a notepad window is
  2610.                          already open, you can move to it with the F7
  2611.                          ("Switch Window") key or the TAB key.  If not,
  2612.                          select "Edit Notepad" from the File Menu to open a
  2613.                          notepad window.
  2614.  
  2615.                          Move the cursor to the place in the notepad where
  2616.                          you want the text to appear and press F6 ("Paste")
  2617.                          to retrieve the text.
  2618.  
  2619.  
  2620.  
  2621.  
  2622.           44                                         dtSearch User's Manual
  2623.  
  2624.  
  2625.  
  2626.           Cutting text:  Like "Paste," "Cut" only works in a notepad
  2627.                          window, since it modifies the contents of the
  2628.                          window.  To cut text from a document, start with
  2629.                          the cursor at the beginning of the text you want
  2630.                          to copy.  Press the F5 ("Mark") key to mark your
  2631.                          place in the document.  Then move the cursor to
  2632.                          the end of the text you want to copy and press
  2633.                          DEL.  dtSearch will delete the text that you
  2634.                          marked.  You can then "paste" the text into a
  2635.                          notepad using the F6 key.
  2636.  
  2637.              e. Saving a Window
  2638.  
  2639.              The "Save Window" option in the File menu will create a DOS
  2640.           text file containing a copy of the text displayed in any document
  2641.           window.  It is useful in two situations:
  2642.  
  2643.           *  After you are done editing a notepad file, use Save Window to
  2644.              save your changes.
  2645.  
  2646.           *  You can use Save Window to save a copy of a document retrieved
  2647.              in a search, a list of documents retrieved in a search, or a
  2648.              search report.
  2649.  
  2650.           The Save Window dialog box contains two options and three
  2651.           buttons.  
  2652.  
  2653.              The options are: (1) the name of the file to write, and (2)
  2654.           whether you want dtSearch to make a backup copy of the file.  If
  2655.           you have set the automatic backup option to "Yes", dtSearch will
  2656.           preserve the previous version of the file you are saving in a
  2657.           file with the extension ".BAK".
  2658.  
  2659.           The buttons are:
  2660.                Save      Save file
  2661.                Exit      Save file AND exit the window
  2662.                Cancel    Return to menu without saving
  2663.  
  2664.           NOTES:
  2665.           1.  Save Window does NOT preserve special formatting codes.
  2666.           If the document you are viewing contains any special formatting
  2667.           codes, Save Window will not copy these to the file.  For example,
  2668.           suppose that you did a search of WordPerfect files and retrieved
  2669.           a document, "LETTER.TXT", and then, while viewing the document,
  2670.           saved it under the name "COPY.TXT".  The file COPY.TXT would not
  2671.           be a WordPerfect file.  COPY.TXT would be a DOS text file
  2672.           containing the text of LETTER.TXT.
  2673.  
  2674.           2.  Protected file types.
  2675.  
  2676.  
  2677.  
  2678.  
  2679.           dtSearch User's Manual                                         45
  2680.  
  2681.  
  2682.  
  2683.           To make sure that you do not accidentally destroy your original
  2684.           documents with the Save Window feature, Save Window will NOT
  2685.           overwrite files that it recognizes as having special formats. 
  2686.           For example, if you were viewing the WordPerfect file LETTER.TXT
  2687.           and tried to use Save Window with the name "LETTER.TXT", dtSearch
  2688.           would check the existing file LETTER.TXT, discover that it is a
  2689.           WordPerfect file, and display the message, "Cannot write over
  2690.           protected file."  dtSearch will NOT destroy the existing
  2691.           WordPerfect file LETTER.TXT.
  2692.  
  2693.              f. Printing a Window
  2694.  
  2695.              The "Print Window" option in the File Menu will send the
  2696.           contents of the current document window to the printer.  You can
  2697.           use Print Window to print documents, search results, and search
  2698.           reports.
  2699.  
  2700.              When you select Print Window, the Print Window dialog box will
  2701.           appear.  The Print Window dialog box allows you to set page
  2702.           length, width, and margins, and to select the printer you want to
  2703.           use, if you have more than one.
  2704.  
  2705.              To begin printing, select the "Print" button in the Print
  2706.           Window dialog box.  A "Preparing print job" message will appear
  2707.           while dtSearch stores the contents of the document window for
  2708.           printing.
  2709.  
  2710.              To allow you to continue working while a document is printing,
  2711.           dtSearch uses a "print queue".  When you ask for a document to be
  2712.           printed, that document is added to the print queue.  When
  2713.           dtSearch is not busy performing a search or building an index, it
  2714.           checks the print queue for documents that need to be printed, and
  2715.           prints them.  Thus, you can view documents and perform searches
  2716.           while dtSearch prints documents in its spare time.
  2717.  
  2718.              If you want to cancel a print job or monitor the progress of
  2719.           documents that are printing, use the "Display Print Queue" option
  2720.           in the Options Menu.
  2721.  
  2722.              g. DOS Shell
  2723.  
  2724.              The "DOS Shell" option in the File Menu allows you to access
  2725.           DOS from within dtSearch.  When you start a DOS shell, dtSearch
  2726.           removes itself from memory to leave room for any programs you may
  2727.           want to run from DOS.  The dtSearch screen will disappear and a
  2728.           DOS prompt will appear.
  2729.  
  2730.              To return to dtSearch from a DOS shell, type "EXIT" at the DOS
  2731.           prompt and press ENTER.  The dtSearch screen will reappear, as it
  2732.           was before you entered the DOS shell.
  2733.  
  2734.  
  2735.  
  2736.           46                                         dtSearch User's Manual
  2737.  
  2738.  
  2739.  
  2740.  
  2741.  
  2742.  
  2743.  
  2744.  
  2745.  
  2746.  
  2747.  
  2748.  
  2749.  
  2750.  
  2751.  
  2752.  
  2753.  
  2754.  
  2755.  
  2756.  
  2757.  
  2758.  
  2759.  
  2760.  
  2761.  
  2762.  
  2763.  
  2764.  
  2765.  
  2766.  
  2767.  
  2768.  
  2769.  
  2770.  
  2771.  
  2772.  
  2773.  
  2774.  
  2775.  
  2776.  
  2777.  
  2778.  
  2779.  
  2780.  
  2781.  
  2782.  
  2783.  
  2784.  
  2785.  
  2786.  
  2787.  
  2788.  
  2789.  
  2790.  
  2791.  
  2792.  
  2793.           dtSearch User's Manual                                         47
  2794.  
  2795.  
  2796.  
  2797.  
  2798.  
  2799.  
  2800.  
  2801.  
  2802.  
  2803.  
  2804.  
  2805.  
  2806.  
  2807.  
  2808.  
  2809.  
  2810.  
  2811.  
  2812.  
  2813.  
  2814.  
  2815.  
  2816.  
  2817.  
  2818.  
  2819.  
  2820.  
  2821.  
  2822.  
  2823.  
  2824.  
  2825.  
  2826.  
  2827.  
  2828.  
  2829.  
  2830.  
  2831.  
  2832.  
  2833.  
  2834.  
  2835.  
  2836.  
  2837.  
  2838.  
  2839.  
  2840.  
  2841.  
  2842.  
  2843.  
  2844.  
  2845.  
  2846.  
  2847.  
  2848.  
  2849.  
  2850.           48                                         dtSearch User's Manual
  2851.  
  2852.  
  2853.  
  2854.  
  2855.            8.   Window Functions
  2856.  
  2857.  
  2858.              a. The Window Menu
  2859.  
  2860.           Press 'W' in the main menu to get into the Window menu.  You can
  2861.           only get into the Window menu if you have a document window on
  2862.           the screen.  All of the functions in the Window menu are
  2863.           accessible by using the function keys.  The Window menu lists
  2864.           options to:
  2865.           *  find text or search terms
  2866.           *  cut and paste text using the notepad
  2867.           *  resize or close a window displaying a document
  2868.  
  2869.              b. Find Text in Document
  2870.  
  2871.              Select the Find Text option in the View menu (or press the F2
  2872.           key) to search for any text in a displayed document.  dtSearch
  2873.           will ask you for the text to search for.  Type in the text you
  2874.           want to find and press the ENTER key.  (Capitalization is
  2875.           ignored.)
  2876.  
  2877.              Since the program will only search for the text after the
  2878.           current cursor position in the document, you may wish to move to
  2879.           the top of the document before beginning a search.
  2880.  
  2881.              c. Find Search Term in Document
  2882.  
  2883.              Select the Find Term option in the Window menu (or press the
  2884.           F3 key) to search for words from your most recent search request
  2885.           in the document that you are currently viewing.  For example, if
  2886.           you had searched for "apple and (pear w/5 banana)", pressing the
  2887.           F3 key while viewing a document would cause dtSearch to locate
  2888.           the next occurrence of one of the words "apple", "pear", or
  2889.           "banana" in the document you are viewing.
  2890.  
  2891.              Find Term will only find words that match a search request. 
  2892.           In the above example, Find Term would only find instances of
  2893.           "pear" within five words of "banana".
  2894.  
  2895.              d. Moving and Resizing Windows
  2896.  
  2897.              When you are viewing multiple documents on the screen, the
  2898.           documents will overlap.  You can use the Move/Resize Window
  2899.           function to arrange the windows in a way that is convenient to
  2900.           view them.
  2901.  
  2902.              To move or resize a window, press the F9 key in the window.  
  2903.  
  2904.  
  2905.  
  2906.  
  2907.           dtSearch User's Manual                                         49
  2908.  
  2909.  
  2910.  
  2911.              To move and resize a window, press the F9 key while you are in
  2912.           the window.  A message at the bottom of the screen will indicate
  2913.           that you are in move/resize mode.  
  2914.  
  2915.           *  To move the window, use the cursor keys.  
  2916.  
  2917.           *  To change the size of the window, hold down the SHIFT key and
  2918.              use the cursor keys.
  2919.  
  2920.           *  To "zoom" a window to the largest possible size, press F9
  2921.              again.
  2922.  
  2923.           *  When you are done, press the F10 key to save your changes.
  2924.  
  2925.           *  If you want to restore the window to the way it was before you
  2926.              started moving it, press the ESCAPE key.
  2927.  
  2928.              You may find that some windows cannot be expanded beyond a
  2929.           certain number of lines, even though there is still space on the
  2930.           screen for the window.  This occurs when the file that the window
  2931.           is displaying is too small to fill the screen.
  2932.  
  2933.  
  2934.  
  2935.  
  2936.  
  2937.  
  2938.  
  2939.  
  2940.  
  2941.  
  2942.  
  2943.  
  2944.  
  2945.  
  2946.  
  2947.  
  2948.  
  2949.  
  2950.  
  2951.  
  2952.  
  2953.  
  2954.  
  2955.  
  2956.  
  2957.  
  2958.  
  2959.  
  2960.  
  2961.  
  2962.  
  2963.  
  2964.           50                                         dtSearch User's Manual
  2965.  
  2966.  
  2967.  
  2968.  
  2969.            9.   The Applications Menu
  2970.  
  2971.              The Applications Menu provides a way to run application
  2972.           programs, such as word processors, from within dtSearch.  This is
  2973.           frequently referred to as "launching" programs.  When you launch
  2974.           a program, dtSearch removes all but 12k of itself from memory and
  2975.           starts the program you launched.  When the program finishes, you
  2976.           will return to dtSearch and be able to resume working exactly
  2977.           where you left off.  This is useful, for example, if you want to
  2978.           use WordPerfect to edit a WordPerfect document that you retrieved
  2979.           in a search.
  2980.  
  2981.              To set up an application so that you can run it from within
  2982.           dtSearch, select the "Add Application" option in the Applications
  2983.           Menu.  The "Add Application" dialog box will appear, listing the
  2984.           following options:
  2985.  
  2986.           *  Name of the application -- After you have added an
  2987.              application, it will appear in the Applications Menu as a menu
  2988.              option.  The "name" of the application is what will appear in
  2989.              the Applications Menu.  If you want one of the letters in the
  2990.              name to be highlighted, put a "^" (shift-6) character in front
  2991.              of the letter you want highlighted.  For example, if you
  2992.              entered the name "Disk ^Backup" for a backup program, the "B"
  2993.              would be highlighted in the Applications menu and you could
  2994.              select the Disk Backup program by pressing "B" in the
  2995.              Applications Menu.
  2996.  
  2997.           *  Execute file -- This is the name, including the disk drive and
  2998.              directory, of the program to be executed.  For example, if you
  2999.              had WordPerfect in a directory called "WP51" on your C: drive,
  3000.              you would enter
  3001.  
  3002.                 C:\WP51\WP.EXE
  3003.  
  3004.           *  Directory to use -- This is the directory that you want to be
  3005.              in when running the program.  In the example above, you would
  3006.              probably want to run WordPerfect from its own "home"
  3007.              directory, C:\WP51.
  3008.  
  3009.           *  Filename patterns -- This option allows you to tell dtSearch
  3010.              which files belong with an application.  You can list several
  3011.              filename patterns, separated by spaces.  Filename patterns
  3012.              can, like DOS filenames, include the wildcard characters "?"
  3013.              and "*".  Unlike file name filters, filename patterns can
  3014.              include directory names and disk drive information, and can
  3015.              have wildcard characters in any position.  
  3016.  
  3017.              Examples:
  3018.  
  3019.  
  3020.  
  3021.           dtSearch User's Manual                                         51
  3022.  
  3023.  
  3024.  
  3025.              C:\WP51\* would match any file in the WP51 directory,
  3026.              including any file in a subdirectory of the C:\WP51 directory.
  3027.              ?:\WP*\* would match any file on any drive in a directory that
  3028.              began with WP. 
  3029.              *XYZ* would match any file on any drive in any directory if
  3030.              the filename or directory name contained XYZ.
  3031.  
  3032.           *  Command-line options -- Some programs have command line
  3033.              options, such as "/x" or "-l", that affect the way the program
  3034.              runs.  List any options you want to use for the application
  3035.              here.
  3036.  
  3037.           *  File format -- If the program being launched is a word
  3038.              processor, this option allows you to tell dtSearch what the
  3039.              file format is for the word processor.  Although dtSearch can
  3040.              automatically detect many file formats, some formats cannot be
  3041.              detected with certainty, such as early versions of WordStar. 
  3042.              If you specify a file format for an application, dtSearch will
  3043.              know that all files belonging to the application have this
  3044.              format.
  3045.  
  3046.              After you have set up the application, select the "Store"
  3047.           button in the dialog box to save the application.  You can later
  3048.           modify the setup using the "Modify Application" option in the
  3049.           Applications Menu.  The "Remove Application" option will delete
  3050.           an application from the menu.
  3051.  
  3052.              Once you have told dtSearch about an application, you can
  3053.           launch it in three ways.  
  3054.  
  3055.           *  First, you can simply select the application from the
  3056.              Applications Menu.  
  3057.  
  3058.           *  Second, you can press F8 ("Launch") while you are viewing a
  3059.              document.  dtSearch will use the filename patterns that you
  3060.              supplied to determine which application should be launched,
  3061.              and will run the appropriate program with the document you are
  3062.              viewing.  For example, if you are viewing "C:\WP51\SAMPLE.TXT"
  3063.              and you specified "*WP51\*" as a filename pattern for
  3064.              WordPerfect, dtSearch would see that SAMPLE.TXT must be a
  3065.              WordPerfect file and, after you press F8, would start
  3066.              WordPerfect editing SAMPLE.TXT.
  3067.  
  3068.           *  Third, you can press CTRL-ENTER while the cursor is on the
  3069.              name of the file in a search results window.  As with the F8
  3070.              key, dtSearch will determine which application belongs with
  3071.              the file and will run the application.
  3072.  
  3073.  
  3074.  
  3075.  
  3076.  
  3077.  
  3078.           52                                         dtSearch User's Manual
  3079.  
  3080.  
  3081.  
  3082.  
  3083.            10.  Options
  3084.  
  3085.              a. The Options Menu
  3086.  
  3087.           The Options menu allows you to:
  3088.              *  Select the type of monitor you have.
  3089.              *  Change screen colors.
  3090.              *  Edit macros.
  3091.              *  Change the tab setting.
  3092.              *  Change the keyboard speed.
  3093.              *  Display the print queue.
  3094.              *  Save your setup to a file.
  3095.              *  Read a setup from a file.
  3096.  
  3097.              b. Monitor Type
  3098.  
  3099.              dtSearch keeps a separate table of screen colors for each of
  3100.           four monitor types:  Color, Monochrome, VGA Laptop, and CGA
  3101.           Laptop.  Each monitor type has a set of default colors that you
  3102.           can change.  Use the Select Monitor option in the Options menu to
  3103.           select the monitor type that you want to use.  You will see a
  3104.           list of the four monitor types and a fifth option, "Automatic". 
  3105.           If you select the Automatic option, dtSearch will decide between
  3106.           the "Color" and "Monochrome" options each time it is run.
  3107.  
  3108.              c. Screen Colors
  3109.  
  3110.              Use the Modify Screen Colors option in the Options menu to
  3111.           change the way dtSearch displays documents and menus.  When you
  3112.           select the Modify Screen Colors option, a list of the different
  3113.           screen objects, such as menus and viewed documents, will appear. 
  3114.           To change an attribute, move the cursor to it and press ENTER.
  3115.  
  3116.              If you are using a monochrome monitor, a list of possible
  3117.           combinations will appear (e.g., black on white, white on black,
  3118.           underlined, etc.).  Move the cursor to the one you want and press
  3119.           ENTER.
  3120.  
  3121.              If you are using a color monitor or an LCD monitor, a box will
  3122.           appear displaying all possible color combinations.  Use the
  3123.           cursor keys to select the combination you want, and press F10
  3124.           when done.
  3125.  
  3126.  
  3127.  
  3128.  
  3129.  
  3130.  
  3131.  
  3132.  
  3133.  
  3134.  
  3135.           dtSearch User's Manual                                         53
  3136.  
  3137.  
  3138.  
  3139.              d. Creating and Editing Macros
  3140.  
  3141.              Use the Edit Macros function in the Options menu to create or
  3142.           edit a macro.  In the macro editor, type macro names under the
  3143.           "Name" heading and macro expansions under the "Expansion" box. 
  3144.           Use the TAB and SHIFT-TAB keys to move between the "Name" and
  3145.           "Expansion columns", and the UP and DOWN arrow keys to move up or
  3146.           down in the macro table.
  3147.  
  3148.           When you are done editing, press F10 to save your changes.  If
  3149.           you want to exit without saving your changes, press ESCAPE.
  3150.  
  3151.              e. Displaying the Print Queue
  3152.  
  3153.              Use the Display Print Queue option in the Options menu to
  3154.           monitor the progress of documents that are printing or to cancel
  3155.           a print job.  To cancel a print job, move the cursor to it and
  3156.           press the DEL key.  dtSearch will ask you to confirm that you
  3157.           really want to cancel the print job.
  3158.  
  3159.              f. Setup Files
  3160.  
  3161.              dtSearch remembers the macros you have created and other
  3162.           preferences you have specified (screen colors, tab size, etc.) in
  3163.           a "setup" file.  dtSearch automatically reads this file when it
  3164.           starts running, and automatically saves it when you leave
  3165.           dtSearch.  The default name of the file saved is "DTSEARCH.SET".
  3166.  
  3167.              You can create additional setup files using the Save Setup
  3168.           option in the Options menu.  When you select Save Setup, a dialog
  3169.           box will appear allowing you to supply the name of the setup file
  3170.           to save.  You can change the name "DTSEARCH.SET" to any other
  3171.           name you want to use.  You can then read these setup files using
  3172.           the "Read Setup" option in the Options menu, and supplying the
  3173.           new name you used.
  3174.  
  3175.  
  3176.  
  3177.  
  3178.  
  3179.  
  3180.  
  3181.  
  3182.  
  3183.  
  3184.  
  3185.  
  3186.  
  3187.  
  3188.  
  3189.  
  3190.  
  3191.  
  3192.           54                                         dtSearch User's Manual
  3193.  
  3194.  
  3195.  
  3196.  
  3197.            11.  Using dtSearch on a Network
  3198.  
  3199.              dtSearch can use network drives and supports multiuser access
  3200.           to indexes stored on networks.  If an index is stored on a
  3201.           network drive, any user who has write access to the directory
  3202.           containing the index will be able to update the index in
  3203.           dtSearch.  Any user who has read access to the index will be able
  3204.           to search the index or perform other functions (such as Verify
  3205.           Index and Copy Index) that do not require write access.
  3206.  
  3207.              Multiuser access is permitted only when no one is modifying an
  3208.           index.  If one user is updating or compressing an index, other
  3209.           users will be locked out.  A message "User XXXX is updating
  3210.           index." will appear when a user attempts to gain access to an
  3211.           index that is being updated.  (The name of the user comes from
  3212.           the "User name" option in the Options menu.)
  3213.  
  3214.              If the second user is also trying to update the index,
  3215.           dtSearch will ask if the user wants to "Continue anyway?".  If
  3216.           the user answers "yes", dtSearch will attempt to access the index
  3217.           even though it thinks someone is updating the index.  This option
  3218.           is useful because occasionally an indexing job will be
  3219.           interrupted abnormally (such as when someone turns off the
  3220.           computer) leaving the index "locked".  "Continue anyway" only
  3221.           appears when a user attempts to update an index.  "Continue
  3222.           anyway" will NOT override the network's read and write permission
  3223.           settings.  It only tells dtSearch to ignore its own internal
  3224.           "index in use" flag and try to access the index.  If the user
  3225.           does not have write access to the index, he or she will still be
  3226.           locked out.
  3227.  
  3228.              Write access to shared indexes should be limited as much as
  3229.           possible, preferably to one or two users.  This will minimize
  3230.           locking out of other users while the index is being updated and
  3231.           will also protect the shared indexes against accidental erasure. 
  3232.           Write and read access to shared indexes is controlled completely
  3233.           by the network's access permission settings.
  3234.  
  3235.              Each user on a network who will be using dtSearch needs to
  3236.           have his or her own copy of the program.  This is because
  3237.           dtSearch uses an overlay manager that does not permit shared
  3238.           access to the program.  The program can be stored on a network
  3239.           drive; it just cannot be shared.
  3240.  
  3241.  
  3242.  
  3243.  
  3244.  
  3245.  
  3246.  
  3247.  
  3248.  
  3249.           dtSearch User's Manual                                         55
  3250.  
  3251.  
  3252.  
  3253.  
  3254.  
  3255.  
  3256.  
  3257.  
  3258.  
  3259.  
  3260.  
  3261.  
  3262.  
  3263.  
  3264.  
  3265.  
  3266.  
  3267.  
  3268.  
  3269.  
  3270.  
  3271.  
  3272.  
  3273.  
  3274.  
  3275.  
  3276.  
  3277.  
  3278.  
  3279.  
  3280.  
  3281.  
  3282.  
  3283.  
  3284.  
  3285.  
  3286.  
  3287.  
  3288.  
  3289.  
  3290.  
  3291.  
  3292.  
  3293.  
  3294.  
  3295.  
  3296.  
  3297.  
  3298.  
  3299.  
  3300.  
  3301.  
  3302.  
  3303.  
  3304.  
  3305.  
  3306.           56                                         dtSearch User's Manual
  3307.  
  3308.  
  3309.  
  3310.  
  3311.            12.  Program Limits and Requirements
  3312.  
  3313.           1.  Program limits:  Indexes
  3314.              *  A single index may contain up to 15,000 documents
  3315.              *  A single document may contain up to 60,000 words
  3316.                 (about 300 double-spaced pages)
  3317.              *  You can have up to 25 indexes in each index library, and
  3318.                 you can have an unlimited number of index libraries.
  3319.              *  You can have up to 25 macro definitions.
  3320.              *  A noise word list can hold up to 200 words.  Words after
  3321.                 the 200th word in a list will be disregarded.
  3322.              *  There is no limit on the number of words in an index or on
  3323.                 the number of words starting with a particular letter.
  3324.           2.  Program limits:  Searches
  3325.              *  A single search request may involve up to 100 words,
  3326.                 including wildcard matches.
  3327.                 For example, if an index contained 75 words beginning with
  3328.                 's' and 75 words beginning with 't', then you could not
  3329.                 search for "s* or t*"
  3330.              *  A search word can be up to 32 letters long.
  3331.              *  A search request can be up to 180 characters long.
  3332.           3.  Hardware requirements:
  3333.              *  dtSearch will run on an IBM-compatible computer with at
  3334.                 least 384k of memory available, a hard disk, and DOS
  3335.                 version 3.2 or higher.
  3336.              *  dtSearch can use network drives and supports multiuser
  3337.                 access to indexes stored on network drives.
  3338.           4.  Document Types
  3339.              dtSearch can read, search, and index documents in the
  3340.              following formats:
  3341.              *  ASCII Text
  3342.              *  Microsoft Word through version 5.5
  3343.              *  Microsoft Word for Windows
  3344.              *  Microsoft Rich Text Format
  3345.              *  Multimate Advantage II
  3346.              *  Multimate version 4
  3347.              *  WordPerfect 5.0 and 5.1
  3348.              *  WordStar through version 6
  3349.              *  WordStar 2000
  3350.  
  3351.  
  3352.  
  3353.  
  3354.  
  3355.  
  3356.  
  3357.  
  3358.  
  3359.  
  3360.  
  3361.  
  3362.  
  3363.           dtSearch User's Manual                                         57
  3364.  
  3365.  
  3366.  
  3367.  
  3368.  
  3369.  
  3370.  
  3371.  
  3372.  
  3373.  
  3374.  
  3375.  
  3376.  
  3377.  
  3378.  
  3379.  
  3380.  
  3381.  
  3382.  
  3383.  
  3384.  
  3385.  
  3386.  
  3387.  
  3388.  
  3389.  
  3390.  
  3391.  
  3392.  
  3393.  
  3394.  
  3395.  
  3396.  
  3397.  
  3398.  
  3399.  
  3400.  
  3401.  
  3402.  
  3403.  
  3404.  
  3405.  
  3406.  
  3407.  
  3408.  
  3409.  
  3410.  
  3411.  
  3412.  
  3413.  
  3414.  
  3415.  
  3416.  
  3417.  
  3418.  
  3419.  
  3420.           58                                         dtSearch User's Manual
  3421.  
  3422.  
  3423.  
  3424.  
  3425.            13.  Error Messages
  3426.  
  3427.           "Application table is full"
  3428.  
  3429.              You can add up to 15 applications to the Applications menu. 
  3430.              If you attempt to add more, this message will appear.  (You
  3431.              can remove applications that you no longer need from the table
  3432.              using the Remove Application option in the Applications menu.)
  3433.  
  3434.           "Cannot copy an index onto itself"
  3435.  
  3436.              You have asked dtSearch to copy an index, and either (1) the
  3437.              directory to copy it to is the same as the directory the index
  3438.              currently occupies, or (2) the name of the index to copy is
  3439.              the same as the new name for the copied index.  When you copy
  3440.              an index, the name and directory for the new index must be
  3441.              different from the name and directory of the existing index.
  3442.  
  3443.           "Cannot write over protected file type"
  3444.  
  3445.              The Save Window option in the File menu creates a DOS text
  3446.              file containing the contents of the current document window. 
  3447.              To protect against accidental destruction of original
  3448.              documents, dtSearch considers all files with special
  3449.              formatting codes that it recognizes (such as WordPerfect
  3450.              files) to be "protected".  dtSearch will not overwrite such
  3451.              files.
  3452.  
  3453.           "Cannot write ".BAK" files."
  3454.  
  3455.              dtSearch uses the extension ".BAK" to make backup copies of
  3456.              files.  Therefore, a file cannot be saved with a name that
  3457.              ends in ".BAK".
  3458.  
  3459.           "Directory xxx already contains index yyy."
  3460.  
  3461.              A directory can only hold one index.  If you try to use Create
  3462.              Index to create a second index using the same directory name,
  3463.              this message will appear.
  3464.  
  3465.           "Error launching program."
  3466.  
  3467.              dtSearch tried to execute a program and the program returned
  3468.              an error code.  This means that something when wrong in the
  3469.              launched program.
  3470.  
  3471.           "Error(s) in search request -- CONTAINS without a TO"
  3472.  
  3473.  
  3474.  
  3475.  
  3476.  
  3477.           dtSearch User's Manual                                         59
  3478.  
  3479.  
  3480.  
  3481.              A segment search has the form beginning TO end CONTAINS
  3482.              contents.  The beginning TO end part defines where dtSearch
  3483.              should search, and the contents part is what dtSearch should
  3484.              look for.  If you leave out the "TO" part, dtSearch has no way
  3485.              to know what the segment to be searched is.
  3486.  
  3487.           "Error(s) in search request -- Illegal use of the TO connector"
  3488.  
  3489.              The TO connector is used to define a segment for a segment
  3490.              search.  The format is for a segment definition is beginning
  3491.              TO end, where beginning marks the beginning of the segment and
  3492.              end marks the end.  Both parts of the segment definition may
  3493.              consist only of words, phrases, and the OR connector -- other
  3494.              connectors are not permitted in segment definitions.  Thus,
  3495.              "apple or pear to grape or fish" is legal; "apple and pear to
  3496.              grape or fish" is not.
  3497.  
  3498.           "Error(s) in search request -- Illegal use of W/N connector"
  3499.  
  3500.              Some search requests using the W/N connector are ambiguous or
  3501.              impossible to evaluate.  See the manual section on the W/N
  3502.              connector for more details.
  3503.  
  3504.           "Error(s) in search request -- Invalid date"
  3505.  
  3506.              dtSearch will display this message if it finds XDATE in a
  3507.              search request without a valid date after it.  Likely causes
  3508.              of this error are a misspelled month, a missing year, or a
  3509.              missing BEFORE, AFTER, or IS connector.   A valid date search
  3510.              looks like one of the the following:
  3511.                 XDATE IS date
  3512.                 XDATE BEFORE date
  3513.                 XDATE AFTER date
  3514.  
  3515.           "Error(s) in search request -- Missing words"
  3516.  
  3517.              This message appears when you have left one or more words out
  3518.              of a search request.  Example: "apple and pear and"
  3519.  
  3520.           "Error(s) in search request -- Parenthesis do not balance"
  3521.  
  3522.              This just means that you have probably left out an opening
  3523.              or closing parenthesis in a search request.
  3524.  
  3525.           "Index already exists"
  3526.  
  3527.              If you try to create an index that already exists in a
  3528.              different directory, this message will appear.  If you are
  3529.              trying to create a new index, try using a different name for
  3530.              the new index, or (if you don't want the old one) deleting the
  3531.  
  3532.  
  3533.  
  3534.           60                                         dtSearch User's Manual
  3535.  
  3536.  
  3537.  
  3538.              old index.  If you are trying to re-create an existing index,
  3539.              make sure the directory you have selected is the same one that
  3540.              you used to create the original index.
  3541.  
  3542.           "Index is full"
  3543.  
  3544.              An index can hold up to 15,000 documents.  If you try to add
  3545.              more than 15,000 documents to an index, you will get this
  3546.              message.  (You can still reindex documents already in the
  3547.              index.)
  3548.  
  3549.              Even if you have less than 15,000 documents, you may still get
  3550.              this message if you have reindexed some documents without
  3551.              compressing the index.  When you reindex a document, dtSearch
  3552.              adds information about the new document to the index but does
  3553.              not remove information about the earlier version.  For
  3554.              example, if you have 10,000 documents in an index and you
  3555.              reindex them several times without compressing the index, you
  3556.              will get an "Index is full" message because the index will
  3557.              still contain information about obsolete versions of the
  3558.              documents.  If you want to see how many obsolete documents are
  3559.              stored in an index, use the "Index Information" option in the
  3560.              Index menu.  Use Compress to clean obsolete documents from
  3561.              your index.
  3562.  
  3563.           "Index library is full"
  3564.  
  3565.              An index library can hold a maximum of 25 indexes.  If you try
  3566.              to create, copy, or recognize an index when you have reached
  3567.              this limit, you will get this error.  Try either deleting any
  3568.              indexes that you do not need, or creating a new index library
  3569.              to use for the new index.
  3570.  
  3571.           "Index too large to fit on drive"
  3572.  
  3573.              You have asked dtSearch to copy an index and there is not
  3574.              enough space for the index on the drive where it is to be
  3575.              copied.
  3576.  
  3577.           "Invalid disk drive"
  3578.  
  3579.              This means that you have asked dtSearch to access a disk drive
  3580.              that does not exist on your computer.
  3581.  
  3582.           "Macro is circular"
  3583.  
  3584.              A circular macro is one that references itself, directly or
  3585.              through other macros.  Such a macro would expand infinitely if
  3586.              used in a search request.
  3587.  
  3588.  
  3589.  
  3590.  
  3591.           dtSearch User's Manual                                         61
  3592.  
  3593.  
  3594.  
  3595.           "Macro not found"
  3596.  
  3597.              dtSearch assumes that any search term beginning with the "@"
  3598.              character is a macro name.  If it does not find a macro with
  3599.              this name, this message appears.
  3600.  
  3601.           "Missing file"
  3602.  
  3603.              One of the files that dtSearch needs is missing.  Try re-
  3604.              installing dtSearch to restore the missing file.
  3605.  
  3606.           "No application found for this file"
  3607.  
  3608.              You have tried to "launch" an application with a file, and
  3609.              dtSearch was unable to match the file with an application. 
  3610.              When you launch an application with a file, dtSearch checks
  3611.              the filename patterns that you specified for each of the
  3612.              applications in the Applications menu and tries to find a
  3613.              pattern that matches the file.  If this message appears, use
  3614.              the Modify Application function in the Applications menu to
  3615.              change the filename pattern for the application you wanted to
  3616.              launch.  See the manual section on the Applications menu for
  3617.              more information.
  3618.  
  3619.           "No index selected"
  3620.  
  3621.              You have asked dtSearch to perform an action, such as
  3622.              deleting, renaming, updating, or copying an index, and have
  3623.              not selected the index you want to delete, rename, update, or
  3624.              copy.
  3625.  
  3626.           "No more search terms"
  3627.  
  3628.              You have pressed the Find Search Term (F3) key and there are
  3629.              no more search terms in the document.
  3630.  
  3631.           "No search terms"
  3632.  
  3633.              You have pressed the Find Search Term (F3) key in a document
  3634.              that does not contain any search terms.
  3635.  
  3636.           "No search results found"
  3637.  
  3638.              You have selected the "Display results of previous search"
  3639.              option in the Search menu, and dtSearch did not find any
  3640.              search results to display.
  3641.  
  3642.           "No files retrieved"
  3643.  
  3644.              Your search did not retrieve any documents.
  3645.  
  3646.  
  3647.  
  3648.           62                                         dtSearch User's Manual
  3649.  
  3650.  
  3651.  
  3652.           "Not enough memory"
  3653.  
  3654.              dtSearch did not have enough memory to perform a requested
  3655.              action.  If you have a relatively small amount of memory
  3656.              available, you may get this message when you try to do a
  3657.              search or update an index while you are viewing documents or
  3658.              search results on the screen.  Try closing all document
  3659.              windows, which should free enough memory to perform the
  3660.              requested action.  Also, try removing some memory-resident
  3661.              programs to free more memory for dtSearch to use.  dtSearch
  3662.              needs at least 384k of free memory.
  3663.  
  3664.           "Not enough space to compress or update index"
  3665.  
  3666.              dtSearch did not find enough disk space available to update or
  3667.              compress an index.  dtSearch requires free space of about one-
  3668.              third the size of a group of files to index those files.  To
  3669.              compress an index, dtSearch requires free space at least equal
  3670.              to the size of the index to be compressed.  If you get this
  3671.              message, try removing some files from the disk or moving the
  3672.              index to a disk drive with more space available.  Also, try
  3673.              indexing smaller groups of files.
  3674.  
  3675.           "Not found"
  3676.  
  3677.              You have used the Find Text (F2) key to search for text in a
  3678.              document, and the text was not found.
  3679.  
  3680.           "Printer error"
  3681.           "Printer out of paper"
  3682.           "Printer not responding"
  3683.           "Printer not selected"
  3684.           "Printer timeout"
  3685.  
  3686.              The printer did not respond correctly when dtSearch tried to
  3687.              print something.  Check the cables and make sure the printer
  3688.              is turned on, selected, has paper in it, and is not jammed. 
  3689.              dtSearch reports the problem that DOS told it about, but
  3690.              sometimes either the printer or DOS does not report the
  3691.              problem correctly.  For example, you may get a "Printer out of
  3692.              paper" error when the printer is not turned on.
  3693.  
  3694.           "Printer queue full -- try again later"
  3695.  
  3696.              dtSearch stores print requests in a queue and prints when it
  3697.              has nothing else to do.  If you make a large number of print
  3698.              requests, dtSearch will run out of space to hold them and
  3699.              display this message.  Use the Display Print Queue option in
  3700.              the Options menu to see what is in the print queue.
  3701.  
  3702.  
  3703.  
  3704.  
  3705.           dtSearch User's Manual                                         63
  3706.  
  3707.  
  3708.  
  3709.           "Printer queue is empty"
  3710.  
  3711.              There is nothing in the print queue to display.
  3712.  
  3713.           "Search request is too long"
  3714.  
  3715.              It is possible, using macros, to generate search requests
  3716.              longer than the 180-character maximum.  When this happens, you
  3717.              will get a "Search request is too long" error.
  3718.  
  3719.           "Too many words retrieved in index"
  3720.  
  3721.              Your search request contained extremely broad search terms,
  3722.              such as "(r* w/5 s*) and t*", that matched several hundred
  3723.              words in an index.  Try using more specific search terms.
  3724.  
  3725.           "Too many windows open"
  3726.  
  3727.              You can have up to five document windows (including search
  3728.              results and search reports) open at a time.  If you try to
  3729.              open a sixth document window, this message will appear.
  3730.  
  3731.           "Unable to access drive"
  3732.  
  3733.              You have asked dtSearch to access a disk drive and there is
  3734.              some problem with the disk drive.  Make sure that there is a
  3735.              disk in the drive, that the disk is correctly inserted, and
  3736.              that the drive latch is closed.  If you get this message with
  3737.              a hard disk, you may have a problem with your hard disk.
  3738.  
  3739.           "Unable to access executable file"
  3740.  
  3741.              dtSearch was unable to access a file that you specified as the
  3742.              file to execute for an application.  Select "Modify
  3743.              Application" in the Applications menu to correct the name of
  3744.              the file to be executed.
  3745.  
  3746.           "Unable to access directory"
  3747.           "Unable to access input file"
  3748.           "Unable to read notepad file"
  3749.           "Unable to read index library"
  3750.  
  3751.              dtSearch cannot find the file or directory you specified. 
  3752.              Check that the file or directory name is correct and that
  3753.              you are using the right disk or disk drive.
  3754.  
  3755.           "Unable to create backup file"
  3756.           "Unable to create directory"
  3757.           "Unable to write file"
  3758.           "Unable to write notepad file"
  3759.  
  3760.  
  3761.  
  3762.           64                                         dtSearch User's Manual
  3763.  
  3764.  
  3765.  
  3766.           "Unable to open temporary file"
  3767.           "Unable to save index library"
  3768.           "Unable to create index library"
  3769.  
  3770.              dtSearch cannot create the file or directory you specified. 
  3771.              Check that the file or directory name is correct and that you
  3772.              are using the right disk or disk drive.  These messages may
  3773.              also appear when a disk is full.
  3774.  
  3775.           "Unable to access index"
  3776.  
  3777.              dtSearch was unable to find the index where it was supposed to
  3778.              be.  The most likely cause for this message is that part or
  3779.              all of the index was accidentally deleted.
  3780.  
  3781.           "User XXXX is updating index"
  3782.  
  3783.              This message appears in two situations:  (1) On a network,
  3784.              this message will appear when one user attempts to use an
  3785.              index while another user is updating it.  (2) The message will
  3786.              also appear if dtSearch was interrupted abnormally while
  3787.              updating an index (e.g., if someone turned off the computer). 
  3788.              In the latter case, the index may be damaged.  Try running
  3789.              Verify Index to check for errors.
  3790.  
  3791.  
  3792.  
  3793.  
  3794.  
  3795.  
  3796.  
  3797.  
  3798.  
  3799.  
  3800.  
  3801.  
  3802.  
  3803.  
  3804.  
  3805.  
  3806.  
  3807.  
  3808.  
  3809.  
  3810.  
  3811.  
  3812.  
  3813.  
  3814.  
  3815.  
  3816.  
  3817.  
  3818.  
  3819.           dtSearch User's Manual                                         65
  3820.  
  3821.  
  3822.  
  3823.  
  3824.  
  3825.  
  3826.  
  3827.  
  3828.  
  3829.  
  3830.  
  3831.  
  3832.  
  3833.  
  3834.  
  3835.  
  3836.  
  3837.  
  3838.  
  3839.  
  3840.  
  3841.  
  3842.  
  3843.  
  3844.  
  3845.  
  3846.  
  3847.  
  3848.  
  3849.  
  3850.  
  3851.  
  3852.  
  3853.  
  3854.  
  3855.  
  3856.  
  3857.  
  3858.  
  3859.  
  3860.  
  3861.  
  3862.  
  3863.  
  3864.  
  3865.  
  3866.  
  3867.  
  3868.  
  3869.  
  3870.  
  3871.  
  3872.  
  3873.  
  3874.  
  3875.  
  3876.           66                                         dtSearch User's Manual
  3877.  
  3878.  
  3879.  
  3880.  
  3881.            14.  Index
  3882.  
  3883.  
  3884.           Adding Documents to an                Selecting Indexes to
  3885.                 Index . . . . . . . . 26           Search  . . . . . . . 35
  3886.           AND Connector . . . . . . . 39        Verify Index . . . . . . 29
  3887.           Applications Menu . . . . . 51     Launching Applications  . . 51
  3888.           Association of Shareware           License . . . . . . . . . .  6
  3889.                 Professionals . . . .  6     Limits and Requirements . . 57
  3890.           Check Boxes . . . . . . . . 17     Macros  . . . . . . . . . . 39
  3891.           Combination Search  . . . . 34        Creating and Editing . . 54
  3892.           Compressing an Index  . . . 28     Menus . . . . . . . . . . . 15
  3893.           CONTAINS connector  . . . . 40     Moving and Resizing
  3894.           Copying an Index  . . . . . 28           Windows . . . . . . . 49
  3895.           Creating an Index . . . . . 26     Networks  . . . . . . . . . 55
  3896.           Date Searches . . . . . . . 41     Noise Words . . . . . . . . 38
  3897.           Deleting an Index . . . . . 28     Notepad Editor  . . . . . . 44
  3898.           Dialog Boxes  . . . . . . . 16        Saving a File  . . . . . 45
  3899.           Directories, Selecting  . . 17     Options Menu  . . . . . 51, 53
  3900.           Directories, Viewing  . . . 43     OR Connector  . . . . . . . 39
  3901.           Displaying Search Results . 35     Overview  . . . . . . . . .  3
  3902.           DOS Shell . . . . . . . . . 46     Phrase Searches . . . . . . 38
  3903.           Error Messages  . . . . . . 59     Print Queue . . . . . . . . 54
  3904.           File Menu . . . . . . . . . 43     Print Window  . . . . . . . 46
  3905.           Filename Searches . . . . . 41     Proximity Search  . . . . . 39
  3906.           Files, Selecting  . . . . . 19     Radio Buttons . . . . . . . 17
  3907.           Filters . . . . . . . . . . 18     Rebuild Index . . . . . . . 30
  3908.           Find Search Term  . . . . . 49     Recognizing an Index  . . . 29
  3909.           Find Text . . . . . . . . . 49     Renaming an Index . . . . . 28
  3910.           Function Keys . . . . . . . 20     Screen Colors . . . . . . . 53
  3911.           Help  . . . . . . . . . . . 15     Search
  3912.           Index Information . . . 29, 30        AND Connector  . . . . . 39
  3913.           Index Libraries . . . . . . 30        Combination Search . . . 34
  3914.           Index Menu  . . . . . . . . 25        CONTAINS Connector . . . 40
  3915.           Index Search  . . . . . . . 33        Date . . . . . . . . . . 41
  3916.           Indexes . . . . . . . . 25, 29        Filename . . . . . . . . 41
  3917.              Adding Documents . . . . 26        Index Search . . . . . . 33
  3918.              Compressing an Index . . 28        Indexes to Search  . . . 35
  3919.              Copying an Index . . . . 28        Macros . . . . . . . 39, 54
  3920.              Creating an Index  . . . 26        Noise Words  . . . . . . 38
  3921.              Deleting an Index  . . . 28        OR Connector . . . . . . 39
  3922.              Index Information  . 29, 30        Phrase Searches  . . . . 38
  3923.              Index Libraries  . . . . 30        Search Menu  . . . . . . 33
  3924.              Index Menu . . . . . . . 25        Search Reports . . . 35, 36
  3925.              Rebuild Index  . . . . . 30        Search Requests  . . . . 37
  3926.              Recognizing an Existing            Search Terms . . . . . . 37
  3927.                 Index . . . . . . . . 29        Segment Search . . . . . 40
  3928.              Renaming an Index  . . . 28        TO Connector . . . . . . 40
  3929.                                                 Types of Searches  . . .  4
  3930.  
  3931.  
  3932.  
  3933.           dtSearch User's Manual                                         67
  3934.  
  3935.  
  3936.  
  3937.              Unindexed Search . . . . 34
  3938.              W/N Connector  . . . . . 39
  3939.           Search Reports  . . . . 35, 36
  3940.           Search Requests . . . . . . 37
  3941.           Search Results  . . . . . . 35
  3942.           Search Terms  . . . . . . . 37
  3943.           Segment Search  . . . . . . 40
  3944.           Setup Files . . . . . . . . 54
  3945.           Shareware . . . . . . . . .  6
  3946.           Technical Support . . . . .  5
  3947.           TO Connector  . . . . . . . 40
  3948.           Unindexed Search  . . . . . 34
  3949.           Verify Index  . . . . . . . 29
  3950.           Viewing a Directory . . . . 43
  3951.           Viewing a File  . . . . . . 43
  3952.           W/N Connector . . . . . . . 39
  3953.           Window  . . . . . . . . . . 20
  3954.              Cursor Movement  . . . . 23
  3955.              Find Search Term in
  3956.                 Window  . . . . . . . 49
  3957.              Find Text in Window  . . 49
  3958.              Move and Resize  . . . . 49
  3959.              Print Window . . . . . . 46
  3960.              Save Window  . . . . . . 45
  3961.           Window Menu . . . . . . . . 49
  3962.           XFIRSTWORD  . . . . . . . . 38
  3963.           XLASTWORD . . . . . . . . . 38
  3964.  
  3965.  
  3966.  
  3967.  
  3968.  
  3969.  
  3970.  
  3971.  
  3972.  
  3973.  
  3974.  
  3975.  
  3976.  
  3977.  
  3978.  
  3979.  
  3980.  
  3981.  
  3982.  
  3983.  
  3984.  
  3985.  
  3986.  
  3987.  
  3988.  
  3989.  
  3990.           68                                         dtSearch User's Manual